Agent d'accueil et administratif

Sous l’autorité de la directrice de l’Education et du Sport :

• Accueil physique et téléphonique du public :
- Renseigner et/ou orienter les familles
- Gérer et prioriser les demandes et les réclamations des familles,
- Délivrer les documents informatifs (règlements intérieurs, projet éducatif, etc…)
- Gérer le planning sur smart agenda

• Gestion administrative
- Enregistrer les réservations concernant les services de la direction,
- Gérer l’espace famille (enregistrer les dossiers, les inscriptions, la gestion des échanges par mail)
- Enregistrer les dossiers d’inscriptions pour les services de la direction,
- Calculer le quotient familial
- Suivi des effectifs réels des écoles et des accueils de la direction
- Suppléer à l’activité de base (bon de commande, rattachement…) de l’agent comptable de la direction
- Traiter les mails de la Direction
- Trier, classer et archiver les documents de la direction

• Gestion comptable :

 Régies de recettes :
- Générer la facturation de la régie, contrôler les pointages
- Encaissement des recettes
- Tenir à jour les régies de recettes
- Dépôt des régies
- Engagements des recettes
- Editions mensuelles des impayés

 Régies d’avances :
- Suppléer les régisseurs

Qualités requises :

• Savoirs : Techniques et outils de communication ; règles de base d’orthographe et de grammaire ; techniques de secrétariat ; règles comptables et administratives financières ; bureautique (Word, Excel, Outlook).

• Savoirs faire : Accueillir le public ; s’exprimer correctement oralement et par écrit ; recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ; identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ; contrôler les factures et la validité des pièces justificatives ; réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers.

• Savoir être : Accueillant(e) et aimable ; à l’écoute ; rigoureux(se) ; polyvalent(e) ; ponctuel(le) et assidu(e) ; avoir une tenue / présentation correcte ; savoir travailler en équipe ; faire preuve de discrétion professionnelle.

Le + de la collectivité : cycle de travail hebdomadaire sur 4 jours (jour de repos au choix : lundi, mercredi ou vendredi)