Chargé des élections, du recensement de la population et officier d'état civil h/f

Missions principales :

1/ GESTION ET ORGANISATION DES ELECTIONS
Gestion des listes électorales et du répertoire Electoral Unique (REU) :
*Saisie informatique des inscriptions sur la liste électorale (nouveaux arrivants, modifications d’adresse, modifications des noms d’usage, affectations des bureaux
de vote…) et révision des listes de la Commune,
*Préparation des commissions de contrôle : convocations, tableaux des mouvements,
procès-verbal,
*Accueil téléphonique et physique de situations particulières (jeunes, européens,
personnes sous tutelle, naturalisées, mutées…),
* Traitement et réponse aux courriers, enquêtes et documents divers
* Organisation administrative et technique des scrutins électoraux en lien avec les services internes partenaires :
*Préparation des documents nécessaires à un scrutin (tableaux divers, gestion du
personnel travaillant lors des scrutins, listes d’émargements, des cartes retournées,
des procurations, de différents imprimés et affiches …),
*Organisation des scrutins en transversalité avec les services opérationnels (direction événementiel et festivités, direction des ressources humaines, direction information et systèmes d’information, police municipale, direction de la restauration collective durable et de l’hygiène des locaux, …),
*Préparation de tout le matériel nécessaire pour chaque bureau de vote,
*Gestion des procurations,
*Préparation et suivi du budget élections (demandes de devis, établissement des bons de commandes, suivi des dépenses),
*Archivage des documents.

2/ RECENSEMENT DE LA POPULATION :
- Vérification des listes d’adresses transmises par l’Insee et lors de l’expertise du RIL,
- Préparation, organisation et suivi du recensement annuel de la population avec le directeur :
*Préparation des documents nécessaires au recensement,
*Aide au recrutement des agents recenseurs,
*Suivi des agents recenseurs pour garantir le bon déroulement des opérations,
*Saisie informatique des données sur le logiciel de suivi du recensement de l’Insee,
*Transmission à la direction des ressources humaines des éléments pour la gestion des contrats et de la paye,
*Réception et réponse aux courriers.
*Préparation et suivi du budget recensement de la population (demandes de devis,
établissement des bons de commandes, suivi des dépenses),
*Archivage.

3/ GESTION DU JURY D’ASSISES ANNUEL A DESTINATION DU TRIBUNAL JUDICIAIRE

4/ RECENSEMENT MILITAIRE

Missions complémentaires :

En dehors des périodes d’élections et de recensement de la population, d’autres missions seront confiées comme la remise des titres, l’instruction des demandes de titres sécurisés CNI-Passeports, les attestations d’accueil, l’accueil physique et téléphonique de la direction en binôme avec la chargé d’accueil, l’instruction et l’établissement des actes d’état civil après une formation obligatoire. Vous serez donc amené à assister à la célébration des mariages le samedi et à en garantir le bon déroulement.

De manière générale, vous participerez à l’activité de la direction et contribuerez au respect des objectifs de qualité du service public (délais de réponses, prise en compte des demandes des usagers, qualité de l'accueil et des prestations...).

Relations internes / externes :
* Directeur,
* Elus, agents, managers de la Mairie et du Grand Cahors,
* Usagers,
* Préfecture, Tribunal, Commissariat, Insee, notaires, mairies.

Autonomie et responsabilités :
* Placé sous l’autorité directe du responsable hiérarchique,
* Respect du cadre réglementaire et des consignes hiérarchiques,
* Autonomie dans l’organisation du travail dans le cadre des taches planifiées,
* Rendre régulièrement compte à la hiérarchie du déroulement de ses activités ;
* Garant d’une éthique du Service Public, du respect des textes et de la législation en vigueur,
* Garant de la qualité d’accueil des usagers et de la gestion de leurs demandes.

Conditions d’exercice des missions / environnement du poste :
* Lieu d’exercice : Hôtel de Ville,
* Horaires de travail : 8h15-12h30/13h30-17h30,
* Durée hebdomadaire de travail : 1ère semaine à 33h / 2ème semaine à 41h (74h sur 2 semaines),
* Pic d’activité lors des élections européennes, législatives, présidentielles et municipales avec présence les jours de scrutin et du recensement de la population (décembre à mars).
Profil :
* Sens de l’organisation, de la rigueur et du respect des échéances,
* Respect de la réglementation, notamment du code électoral
* Respect du devoir de réserve et de neutralité,
* Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe et en transversalité,
* Aptitude à la polyvalence et adaptabilité,
* Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers,
* Disponibilité,
* Bonne condition physique pour le maniement de matériels (caisses, urnes, tables, …).