Un·e assistant·e de gestion administrative

Orsay – 16 753 hab. | Essonne (91)

Ville verte et universitaire, au cœur des enjeux internationaux de Paris-Saclay. Orsay est à la croisée des chemins : aux portes de Paris et de celles de la vallée de Chevreuse. La ville porte l’ambition d’un territoire innovant au potentiel scientifique et technologique d’intérêt national.

Ville de proximité, accessible en RER, elle accueille des services publics variés et de qualité, une richesse associative rare et de nombreux acteurs économiques innovants.

Ville en développement, dans le cadre de l’Opération d’Intérêt national Paris-Saclay, elle va accueillir dans les prochaines années deux nouveaux quartiers, une gare du Grand Paris Express (Ligne 18).

La mairie regroupe aujourd’hui plus de 380 agents publics. Elle est investie dans une démarche labellisée de qualité d’accueil et de modernisation de l’action publique.

Ville ouverte et solidaire, Orsay est signataire de la charte égalité femme-homme et s’engage pour l’emploi handi-accessible.

Description du poste :

Au sein de la direction générale des services techniques, et sous la responsabilité du Directeur adjoint, votre rôle sera de faciliter et d’optimiser la gestion administrative des activités du service. En étroite collaboration avec le Directeur adjoint et la responsable du pôle patrimoine immobilier, vous serez la personne de confiance qui gère, organise, coordonne et assure le suivi de l’ensemble de leurs activités.

MISSIONS PRINCIPALES :

• Assistance au Directeur adjoint et à la Responsable du pôle patrimoine immobilier
  
  
  
  • Accueil téléphonique du Centre Technique Municipal : réception des appels des services communaux, des partenaires, des entreprises, des usagers, des prestataires et des fournisseurs ;
  
  
  • Accueil physique du Centre Technique Municipal : organisation des rendez-vous et réunions (créneaux, salle, matériel…), préparations des salles, accueil des personnes, réception des livraisons ;
  
  
  • Organisation, montage et gestion administrative des dossiers et des agendas du Directeur adjoint et la Responsable du pôle patrimoine immobilier ;
  
  
  • Organisation des réunions internes et externes, rédaction des comptes rendus des réunions internes (directions, inter DGA, autres), aide à la préparation des supports de réunion ;
  
  
  • Référent·e courriers internes et GRC 360.
  
  
  
  


• Assistance administrative
  
  
  
  • Gestion administrative des congés, des arrêts maladie et des procédures d’accident de travail ;
  
  
  • Suivi annuel des formations et habilitations par agent, établissement du planning, transmission des convocations ;
  
  
  • Suivi des besoins et des livraisons pour les EPI des agents du CTM ;
  
  
  • Gestion administrative de la défense incendie et des Commissions Communales de Sécurité du patrimoine communal : préparation des dossiers techniques, gestion administrative, suivi opérationnel des contrôles ;
  
  
  • Suivi administratif des signalements et incidents sur les poteaux et bornes incendie (lien avec le CPI pour vérification, alerte du prestataire, signalement au SDIS de l'indisponibilité et après réparation de la disponibilité, transmission des devis pour analyse / engagement, suivi administratif des réparations) ;
  
  
  • Gestion administrative de la flotte des véhicules et de l'astreinte technique : lien avec l’assistante administrative du CPI pour l’entretien courant, suivi des cartes de carburant, établissement du planning des agents d’astreinte technique et suivi des feuilles en lien avec la DRH ;
  
  
  • Administrateur du logiciel travaux : création des profils, mise à jour des profils et de la base de données, extraction de tableau de suivi des demandes, création de fiches travaux ;
  
  
  • Envoi et réception des devis des prestataires, puis transmission au pôle pour engagement après accord du responsable ;
  
  
  • Gestion et classement des dossiers administratifs et techniques.
  
  
  
  

profil recherché :

Vous avez une connaissance de l’environnement territorial :

Vous avez une expérience confirmée dans des fonctions similaires ;

Vous maîtrisez les outils bureautiques et informatiques ;

Vous êtes à l’aise au téléphone et savez gérer les échanges avec différents interlocuteurs

Vous possédez des qualités d’organisation, de communication, de gestion du temps et des priorités ;

Vous avez des capacités rédactionnelles et de synthèse ;

Vous êtes réactif et autonome ;

Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et de respect de la confidentialité ;

Vous êtes force de proposition, vous n’hésitez pas à prendre des initiatives ;

Vous montrez une aisance relationnelle et un bon esprit d’équipe tout en sachant travailler en autonomie.

CARACTERISTIQUES DU POSTE :

Poste à pourvoir dès que possible à temps complet, 37h30 par semaine (25 jours de congés + 14 jours de RTT) ;

Recrutement par mutation, détachement ou sur liste d'aptitude, à défaut par voie contractuelle (cadres d'emplois des adjoints administratifs ou des rédacteurs, catégorie C ou B) ;

Rémunération indiciaire + RIFSEEP + prime annuelle + CNAS + participation employeur à la complémentaire santé + association du personnel + programme d'activités dans le cadre de la Qualité de vie au travail (QVT) + Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75 % + la gratuité de l'accès à la piscine et un tarif préférentiel au cinéma d’Orsay pour vous, votre conjoint et vos enfants.

Si cette offre vous intéresse, merci d’envoyer votre candidature (lettre de motivation + cv sans photographie) sur l'offre.