Responsable pôle administratif et financier (h/f)

Descriptif et missions

RESPONSABLE PÔLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F) Ce poste est à pourvoir à Massy.
RESPONSABLE PÔLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
MISSIONS

Le pôle administratif et financier a pour objet d’assurer l’ensemble des fonctions supports du CTM et la coordination de dossiers en transversalité avec les directions Espace Publics et Cadre de Vie. Sous l’autorité du Directeur Maintenance et logistique, vous organisez les activités du service et êtes garant·e de la bonne production de celui-ci. Vous ménagez dans cet esprit, les agents·es sous votre autorité. Vous assurez également un lien permanent avec les différents services Ressources de l’administration.

Management et supervision de l’activité du pôle administratif et financier :
- Coordonner et superviser les activités du pôle administratif et financier,
- Organiser le travail et animer l’équipe (réunion de service, planning de travail …),
- Etre force de proposition dans l’amélioration de la gestion administrative et financière de la Direction Maintenance et Logistique,
- Assurer la gestion des ressources humaines du pôle administratif et financier (fiche de poste, évaluation annuelle, conduite d’entretiens de recrutement, application des normes et dispositifs d’hygiène et de sécurité au travail…),
- Vérifier la bonne réalisation de tâches confiées et déléguées au secrétariat,
- Accompagner et soutenir les responsables d’ateliers et gestionnaire de contrats,
- Coordonner les dossiers en transversalité,
- Garantir un rôle d’administrateur ATAL (aide aux ateliers, paramétrage des droits et accès),
- Rendre compte à sa hiérarchie de l’avancement des dossiers et des problèmes rencontrés,
Participer à l’élaboration des dossiers généraux de la direction.

Préparation et exécution budgétaire et comptable :
- Préparer le budget (budget primitif et décisions modificatives) en collaboration avec le Directeur Maintenance et Logistique,
- Assurer l’exécution budgétaire (collecter et contrôler les devis et les bons de commandes sur Atal pour transmission au service des finances, vérifier la disponibilité des crédits, assurer la demande de virements de crédits, saisie des BPU sur ATAL),
- Respecter les règles de la comptabilité publique et de la commande publique sous le contrôle du service des finances.

Gestion des marchés publics :
- Participer à la rédaction des pièces techniques et financières (BPU, DPGF) et à l’analyse des marchés en lien avec le gestionnaire de contrats concerné et la commande publique,
- Prendre en charge l’analyse financière,
- Veiller au respect de la mise en concurrence pour les dépenses entre 8 et 40 K€,
- Identifier (avec les gestionnaires de contrats) les nouveaux besoins en concertation avec la commande publique,
- Garantir la mise à jour du tableau de suivi de l’ensemble des marchés publics,
- Gérer et archiver les pièces de marché.

Suivie des dossiers RH :
- Gérer le suivi administratif du personnel des ateliers en régies (Propreté Urbaine, Voirie express, Espaces verts, Maintenance et Logistique) avec l’appui des assistants administratifs (absences, départ/recrutement…),
- Organiser et suivre les formations, notamment réglementaires, des agents du CTM en lien avec la responsable formation RH,
- Garantir le suivi et le contrôle des heures supplémentaires et primes d’insalubrité,
- Assurer les missions administratives des astreintes neiges,
- Contribuer à la gestion d’une partie du planning et des HS du cirque,
- Relayer les informations auprès des équipes du CTM.

AVANTAGES LIÉS AU POSTE

- Rémunération selon grilles statutaires + régime indemnitaire,
- 13e mois et prime d’engagement et d’assiduité,
- Congés : 25 CP + 9 RTT, jours de fractionnement,
- Restauration collective,
- Qualité de vie au travail (ateliers bien-être : massages assis, yoga, ostéopathie, kinésiologie, cours d’anglais, activités sportives…)
- Action sociale : COS (Comité d’œuvre Sociale), CNAS,
- Remboursement des frais de transport à hauteur de 75%,
- Indemnité mobilité douce.

HORAIRES
- 36h40 hebdomadaires
- 8h15 – 17h00 (du lundi au vendredi)
- 1 jour de télétravail possible
- Déplacements occasionnels

Profil recherché

RESPONSABLE PÔLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F) COMPÉTENCES ET QUALITÉS REQUISES :

- Niveau BAC minimum requis,
- Compétences administratives (rédaction de courriers, procédures, marchés…),
- Rigueur et sens de l’organisation,
- Sens de l’autonomie et esprit d’initiative,
- Compétences en management d’ équipe,
- Maîtrise de l’outil informatique,
- Devoir de discrétion et de confidentialité
- Permis B indispensable.

- Poste Handi-accessible.
EC9754

Avantages collectifs au travail

RESPONSABLE PÔLE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)
1. Démarche de conseil/protection des agents
2. Restauration collective/titres restaurant
3. Compte-Epargne Temps
4. Chèques vacances/loisirs
5. Prise en charge Mutuelle
6. Avancement de carrière/promotion
7. Prise en charge frais déplacement formation
8. Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
9. Abonnement CNAS ou FNAS
10. Abonnement COS ou CAS
11. ARTT
12. Bilan de compétence/carrière
13. Aides à la rentrée scolaire