Mission :
Le/la gestionnaire réalise des actes administratifs, financiers et de ressources humaines, en vue de soutenir le directeur du laboratoire dans les différents projets portés par les équipes scientifiques, Il/elle en assure la justification éventuelle, dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines fonctionnels de l'établissement.
II/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au bon fonctionnement de l'unité. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
Dans le cadre de ses fonctions, il/elle gère la mise à jour d'indicateurs et de bases de données, et actualise les informations concernant le laboratoire.
Activités :
1- Coordination financière
- Gérer les dossiers des demandes de dépenses et de missions en faisant l'interface avec les différents pôles de la délégation et en utilisant les logiciels de gestion GESLAB/WEBCONTRAT/OS Tickets/COKTAIL
- Réaliser des demandes de devis pour les prestations marché/hors marché, assurer le suivi de la facturation, et, gérer l'attestation du service fait
- Traiter les relevés d'opérations (ROP) carte achat CNRS et carte logée
- Suivre l'exécution des dépenses des projets/contrats de recherche
- Alimenter des tableaux de bord nécessaires au contrôle de gestion du laboratoire
2- Gestion RH
- Instruire les demandes de recrutement
- Assurer l'interface entre le recruteur, le candidat et les services RH de la délégation
- Assurer l'accueil des stagiaires, nouveaux entrants, visiteurs, doctorants
3- Gestion administrative
- Assurer l'interface administrative avec les services de la délégation CNRS/UAR Pouchet/Université Paris 8
- Classer et archiver les documents administratifs et financiers
4- Gestion logistique
- Assurer l'assistance logistique courante (gestion du parc des clés, besoins en fournitures etc.)
- Réceptionner et distribuer le courrier
- Accueillir et suivre l'installation des nouveaux membres du laboratoire
5- Gestion évènementielle
- Accompagner l'organisation logistique des différents évènements du laboratoire sur la restauration (tenir un vivier de prestataires de services), la réservation de salles et de matériels- équipements
- Accompagner les membres du laboratoire dans la procédure d'ouverture et de gestion d'un portail Azur Colloque (portail d'inscriptions en ligne), en collaboration avec la délégation CNRS
- Participer occasionnellement à l'accueil des invités sur site et/ou hors site
Experience: Expérience exigée de 1 An(s)
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