Agent du pôle administratif - services à la population

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Oui Management Non Experience souhaitée Débutant Rémunération indicative Rémunération indiciaire selon cadre d’emploi et ancienneté + régime indemnitaire selon fiche de poste et manière de servir (RIFSEEP) – Contractuels rémunérés selon expérience entre 1800 € et 2500 € net mensuel avant impôt Descriptif de l'emploi LA COMMUNE DE DANJOUTIN RECRUTE !

Intitulé du poste : Agent d’accueil et services à la population (H/F)

Poste permanent vacant suite à départ en retraite – PRISE DE POSTE AU 01/12/2024

Service : Pôle Administratif
Fonction publique territoriale
Filière administrative - Catégorie C - Cadre d’emploi des Adjoints administratifs territoriaux
Ce poste est accessible jusqu’au grade d’Adjoint administratif principal de 1ère classe
NBI du poste : sans objet

Qui sommes-nous ?
Commune de 3700 habitants en première couronne de Belfort, traversée par la Savoureuse.
2 groupes scolaires, 2 gymnases municipaux, une résidence autonomie, une médiathèque…
35 agents, répartis en 7 pôles de compétence.
Une collectivité à taille humaine qui place la qualité du cadre de vie et le vivre ensemble en priorité.

Qui recherchons-nous ?

VOS MISSIONS
L’adjoint administratif exécute des actes administratifs et de gestion courante de la collectivité en matière de services à la population et secrétariat de mairie.
Il recueille, traite, sauvegarde et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement du pôle Administratif, à la direction générale et aux élus.
Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes. Missions / conditions d'exercice Missions principales
-Accueil :
oAccueillir, informer et orienter les usagers et autres demandeurs par tous les canaux de communication : accueil physique, téléphonique et par voie électronique
oRéceptionner, enregistrer et distribuer le courrier ; traiter les réponses et la diffusion des informations
oSuivre les dossiers du secrétariat et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
oParticiper aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
oClasser et archiver les documents et informations
oSaisir et mettre à jour des bases de données dédiées (listes des associations, commerçants et entreprises de la commune, détenteurs d’animaux, etc.)
oParticiper à la communication du service et aux alertes à la population : saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, affiches, flyers), les reproduire et les diffuser (mailing, site Internet)
oMaintenir à jour la revue de presse

-Pôle Administratif et services à la population :
oGérer les demandes d’Etat civil : actes d’état civil, dossiers de mariage, etc.
oTraiter les dossiers des titres sécurisés (Carte Nationale d’Identité et passeport)
oAccueillir les familles en deuil, gérer le cimetière (vente de concessions)
oRéaliser des opérations de gestion courante et gérer les actes divers de secrétariat (attestations d’accueil des étrangers, dossiers d’obligation alimentaire, débit de boisson, vente au déballage, etc.)
oGérer le recensement militaire et la transmission à l’INSEE
oGérer les arrêtés du Maire et délibérations du Conseil municipal et leur publication réglementaire
oParticiper aux opérations ponctuelles : élections, recensement de la population
oTraiter la partie administrative des demandes d’urbanisme et renseigner les administrés sur le PLU
oTraiter les dérogations scolaires
oTraiter les dossiers d’affouage

-Secrétariat du CCAS et des élus :
oGérer le listing et les invitations du Repas des ainés et des colis de fin d’année
oGérer le service Transport courses
oAide sociale : informer et rediriger les personnes en lien avec les élus concernés

Missions secondaires
-Secrétariat du DGS :
oTraitement des courriers et des actes du DGS
oAppui administratif au suivi des marchés publics
oArchivage et classement

-Remplacement ponctuel des agents de la Résidence Germaine Naal, résidence autonomie pour Personnes Âgées gérée par le CCAS :
oAccompagnement social, individuel et collectif des résidents : accueil physique et téléphonique, organisation de la vie de la résidence, mise en place et animation d’activités, services aux résidents (petit-déjeuner, goûter…)
oHoraires en plage fixe en semaine uniquement de 7H30 à 10H00 et de 15H à 19H30
oMobilisable uniquement en cas d’absence de 2 agents sur 3

Relations de travail :
Les administrés, les élus, les différents services de la mairie, les prestataires de service et partenaires extérieurs

Responsabilités :
Régisseur et délégation de signature Officier d’Etat Civil

CONDITIONS D’EXERCICE
Localisation du poste :
Mairie de Danjoutin (44 rue Dr Jacquot 90400 DANJOUTIN) et Résidence Germaine Naal (2 rue Eluard 90400 DANJOUTIN)

Temps complet 37h/semaine
Horaires de travail : 8h30 / 12h00 et 14h00 / 17h30 - Présence sur 5 jours par semaine
Compte épargne temps – 25 jours de congés annuels (hors fractionnement) et 12 jours de RTT par an
Travail le dimanche et jours fériés : Non
Télétravail : Compatible avec les missions
Astreinte : Non

Port de charges ou autres contraintes physiques : Non
Catégorie active ou sédentaire : Sédentaire
Port d’équipement de protection individuelle : Non
Port de vêtements de travail : Non
Encadrement de personnel :Non
Gestion d’un budget : Non

AVANTAGES SOCIAUX
Rémunération indiciaire selon cadre d’emploi et ancienneté + régime indemnitaire selon fiche de poste et manière de servir (RIFSEEP) – Contractuels rémunérés selon expérience entre 1800 € et 2500 € net mensuel avant impôt – Supplément familial
Titres restaurant
Prise en charge de 75% des abonnements aux réseaux de transports publics – Forfait mobilité durable pour les déplacements en vélo et covoiturage
Prestations sociales - Amicale du personnel - Cartes d’accès gratuit aux équipements piscine et patinoire du Grand Belfort – Abonnement gratuit à la médiathèque de Danjoutin
Participation employeur à la mutuelle (contrat labellisé)
Offre de formations innovantes, accompagnement aux concours Profils recherchés LE BON PROFIL

Savoir :
- Notions de base des techniques de communication orale et écrite
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat de mairie
- Connaissance de l’environnement territorial et des procédures administratives
- Maîtrise de logiciels de bureautique (pack Office) et courriels
- Maîtrise des logiciels métiers (e-Magnus ou équivalent) et portails des partenaires (dispositif ANTS, portail OXALIS, etc.)
- Maitrise des logiciels de communication CANVA, POWERPOINT et WORDPRESS
- Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage

Savoir-faire :
- Appliquer les règles du et respecter les procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d’information
- Gérer la confidentialité des informations et des données
- Communiquer avec des prestataires extérieurs
- Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
- Enregistrer les messages et rendre compte
- Etre force de proposition d’actions d’amélioration
- Gérer une régie de recettes/d’avances

Savoir-être :
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Sociabilité et affabilité
- Disponibilité
- Rigueur et organisation
- Capacité à travailler en équipe
- Capacité à rendre compte à la hiérarchie

Diplôme : Domaines du secrétariat et de la gestion des administrations
Niveau 3 à 5 accepté (anciennement V à III)

Expérience : Première expérience sur un poste similaire souhaitée

Toutes les candidatures sont étudiées de manière égale, dont celle des personnes en situation de handicap.