La.e chargé(e) d'accueil et de gestion administrative tient des permanences sur site à ALBI ( 2 jours ) et à CASTRES ( 1 jour) ( modulable), frais de déplacement.
Missions réalisées en étroite relation avec la Direction et l'équipe des administrateurs dirigeants. L'activité comprend des variations de la charge avec un pic d'activité au moment de la rentrée et en fin d'année scolaire. Elle implique une capacité à organiser son travail, à faire face à des aléas et trouver des réponses inédites pour permettre la réalisation des activités dans de bonnes conditions.
Descriptif du poste et missions :
- Accueil et gestion des inscriptions
-Accueillir et renseigner le public sur la programmation et les procédures.
-Expliquer les différentes formes d'adhésion et valoriser les activités.
-Vérifier les demandes d'inscription et enregistrer les paiements.
-Recueillir la satisfaction des adhérents et des intervenants.
- Suivi et organisation des activités
-Planifier les ouvertures de cours et gérer les inscriptions.
-Organiser la logistique (réservation des salles, matériel pédagogique).
-Accueillir les intervenants et les adhérents, éditer les feuilles de présence.
-Suivre la participation et la satisfaction des adhérents.
- Élaboration et mise à jour du programme
-Participer à la création de la programmation et à l'élaboration de la plaquette annuelle.
-Mettre à jour l'outil de gestion (EBOO), enregistrer les nouveaux intervenants, les activités
- Communication et événements
-Participer à l'organisation des événements : portes ouvertes, conférences, colloques.
-Préparer la logistique d'accueil et d'inscription pour ces événements.
- Travail en équipe et cohésion
-Participer à la bonne circulation des informations au sein de l'UPT.
-Travailler en étroite collaboration avec l'équipe, les bénévoles et la direction.
-Apporter un soutien ponctuel en cas de besoin.
Expériences souhaitées dans le secteur de l'éducation populaire ou le secteur culturel
Connaissance du milieu associatif et institutionnel
Capacité d'organisation, de gestion, d'analyse, de travail en équipe
Qualités relationnelles, d'écoute, autonomie, prise d'initiative, rigueur
Maîtrise de la bureautique, des outils de visioconférence formation interne assurée sur notre logiciel professionnel.
10 semaines de vacances sur les périodes scolaires, fermeture juillet et aout (4 semaines).
Experience: 2 An(s) - En milieu associatif
Compétences: Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Classer des documents,Utiliser les outils numériques,Mettre à jour un dossier, une base de données
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Technicien
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
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