Coordinateur technique des manifestations (h/f)

Missions et activités permanentes

La coordination des événements, la coactivité et la planification dans un établissement représentent une problématique complexe qui touche à la gestion efficace des ressources, des espaces, et des flux de personnes tout en engageant la responsabilité de l’établissement.

Le Coordinateur technique des événements et des manifestations sera responsable de la coordination et du bon déroulement du point de vue technique et logistique des événements au sein de l’établissement. Il garantira la gestion optimale des ressources humaines, matérielles et logistiques tout en assurant une communication fluide entre les différentes parties prenantes pour répondre aux objectifs de qualité, de sécurité et de satisfaction des parties prenantes. Il s’assurera également que les événements ne perturbent pas les activités habituelles de la BnF.

Ce poste sera rattaché directement au directeur du DMT. Il assurera la communication, la planification et le pilotage des tâches entre les chefs de projet organisateur et l’ensemble des services au sein du DMT.

Le coordinateur prendra en compte la diversité des interlocuteurs internes de la BnF dont certains ont une habitude régulière d’organisation d’événements (Direction du mécénat - DME, Service des manifestations de la Direction du développement culturel et du musée – DCM, Direction des Publics) alors que d'autres n’organisent des événements que ponctuellement et n’ont donc pas de familiarité avec les procédures ou les règles applicables.

Il assure les missions suivantes

Planification et organisation
- Recueillir les besoins des parties prenantes internes.
- Animer une réunion hebdomadaire unique de coordination des évènements et d’évaluation des besoins et ressources nécessaires.
- Mettre en place une procédure de déclaration et de suivi des événements
- Élaborer des plannings détaillés pour les événements, en tenant compte des contraintes (espaces, personnel).
- Proposer une évolution des outils de la BnF pour assurer l’efficacité des plannings et le suivi des événements.
- Solliciter la direction générale en cas de conflit d’usage dans le temps ou l’espace.
- Réserver les ressources nécessaires : lieux, équipements, services externes (sécurité, permanences etc.).et alerter en cas d’impossibilité de ressources nécessaires

Coordination des équipes et des prestataires
- Superviser les équipes internes et les coordonner avec les prestataires externes (techniciens, sécurité, logistique).
- Animer des réunions de coordination avec les différents intervenants et principalement le chef de projet de l’événement.
- Assurer une communication fluide et réactive pour garantir la cohérence des actions.

Gestion opérationnelle sur le terrain
- Superviser la mise en place des dispositifs logistiques (signalétique, accueil, équipements techniques, logistique, sécurité, sureté).
- Résoudre rapidement les imprévus et incidents éventuels.

Suivi et évaluation des événements
- Rédiger des bilans post-événements (feedback des participants, analyse des réussites et axes d'amélioration).
- Assurer le reporting auprès de la direction.
- Optimiser les processus pour les événements futurs.

Environnement professionnel
Le Département des moyens techniques de la Bibliothèque nationale de France est en charge d’organiser et de piloter la maintenance, les travaux, les services généraux, la sécurité et la sûreté sur l’ensemble des sites (7 sites, 300.000m²). Il est constitué de plus de 120 agents.

Liaison hiérarchique
Le directeur du département des moyens techniques

Liaisons fonctionnelles
Le coordinateur sera l’interlocuteur privilégié du DMT pour les organisateurs d’événements. Il aura une fonction de contrôle de second niveau vis-à-vis la DCM et de la DME, voire d’appui opérationnel en cas de besoin. Vis-à-vis des autres directions et services, il jouera un rôle d’appui opérationnel et de conseil/pédagogie, en amont des événements et en cours.


Compétences requises

Formation
Une formation SSIAP 2 ou 3, régisseur ou planificateur, Bac+3 à Bac+5 en gestion d’événements, communication, management ou logistique ainsi que sur sur les métiers techniques du bâtiment est requise.

Expérience
Une expérience de 3 à 5 ans dans un poste similaire ou dans la gestion de projets complexes est demandée.

Savoirs
Maîtrise des outils de gestion d’événements (logiciels de planning, gestion de projet, CRM).
Connaissance des réglementations en vigueur (sécurité, autorisations administratives).
Connaissance des contraintes liées à la sûreté.

Savoirs-faire
Gestion budgétaire et suivi des coûts.
Connaissances de métiers techniques liés aux événements.

Savoirs-être
Excellentes capacités de communication et de négociation.
Sens du leadership pour mobiliser et motiver les équipes.
Capacité à gérer les conflits et à prendre des décisions rapides sous pression.
Organisation rigoureuse et sens du détail.
Réactivité et capacité à gérer les imprévus.
Polyvalence et capacité d’adaptation à des contextes variés.
Proactivité et anticipation
Rigueur et sens des priorités
Résistance au stress


Spécificités du poste / contraintes / sujétions

Sujétions
Présence certains soirs et certains week-end

Rémunération

Pour les agents titulaires : il sera fait application des règles de gestion RIFSEEP applicables au sein de l'établissement en tenant compte du corps d'accueil mentionné sur la fiche de poste.

Pour les agents contractuels : la rémunération sera déterminée en prenant en considération, notamment les précédentes fonctions occupées, la qualification requise pour l'exercice de la fonction, la qualification détenue par le candidat ainsi que son expérience professionnelle sur un poste équivalent à celui à pourvoir.

=> Coordinateur technique des manifestations : Rémunération comprise entre 32 856€ et 48 672 € bruts/an

Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le Ministère de la Culture et ses établissements publics s’engagent à promouvoir l’égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans leurs activités de recrutement. Une cellule d’écoute, d’alerte et de traitement est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l’objet d’une rupture d’égalité de traitement.
Tous les postes du Ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés.


Date de fin de publication : 04/28/2025