Référent(e) administratif(ve) du secrétariat de madame la maire /r

Référent(e) administratif(ve) du secrétariat de Madame la Maire /R, Oise

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif

Métier(s) : Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires.

Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.

Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail : Temps complet

Descriptif de l'emploi

La ville de Noyon recrute un ou une assistant(e) administratif(ve) au sein du secrétariat de la Maire. L'agent(e) recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif. Il ou elle suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Il ou elle assiste le directeur de cabinet et les élus dans l'organisation du travail.

Missions / conditions d'exercice

1. Savoir-faire
o Traitement des dossiers et saisie de documents
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
o Saisir des documents de formes et de contenus divers
o Gérer et actualiser une base d'informations
o Rechercher des informations, notamment réglementaires
o Vérifier la validité des informations traitées
o Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
o Rédiger des documents administratifs
o Enregistrer ou saisir des données informatiques
o Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
2. Accueil
o Accueil physique et téléphonique du public
o Recevoir et orienter les demandes
o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
o Rechercher et diffuser des informations
o Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
o Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
o Conseiller les usagers sur les procédures
o Rédiger des notes synthétiques
3. Gestion de l'information
o Classement et archivage de documents
o Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
o Photocopier et assembler des documents
o Trier, classer et archiver des documents
o Synthétiser et présenter des informations
o Préparer les dossiers pour les instances
o Identifier les sources de documentation
4. Planification et suivi
o Gérer les agendas des élus et du service, prendre et organiser les rendez-vous
o Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
o Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions
o Utiliser des logiciels et des progiciels

Savoirs

1. Savoirs socio-professionnels : Techniques de secrétariat, Progiciels de gestion, Procédures du service, Logiciels de bureautique, Vocabulaire professionnel du service, Procédures administratives, Techniques de recherche documentaire.
2. Savoirs généraux : Communication orale et écrite.

Profils recherchés

* Capacités organisationnelles avérées
* Bonne gestion des priorités, capacité à faire preuve de discernement
* Parfaite maitrise de la rédaction
* Aisance relationnelle, qualité d'écoute
* Maitrise des outils numériques
* Discrétion, confidentialité, sens aigu du service public
* Réactivité, adaptabilité et disponibilité
* Expérience sur un poste similaire exigée
* Niveau de diplôme : Bac +2 minimum
#J-18808-Ljbffr