Secrétaire général de mairie

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Les missions principales du poste :
- Assurer l’assistance et le conseil aux élus
- Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus
- Assurer l’animation et le pilotage des services
- Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer les budgets et garantir la gestion financière de la Commune
- Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
- Assurer le suivi des assurances, des contentieux, des contrats de maintenance
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Suivre les dossiers liés à l’état civil
- Assurer le bon déroulement des élections
- Suivre les dossiers liés au cimetière
- Suivre les dossiers liés à l’urbanisme
- Assurer le fonctionnement de l’aide sociale
- Participer aux instruments de communication de la Commune
- Assistant de prévention dans le cadre du DUERP

Compétences et aptitudes requises :

• Savoir faire
- Conseiller les élus et alerter sur les risques (techniques, juridiques)
- Bâtir une relation de confiance avec le Maire
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre règlementaire des dossiers administratifs
- Maîtriser les règles de la comptabilité publique (M14)
- Préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et des recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières
- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses
- Réaliser un budget
- Faire les payes et gérer les dossiers du personnel (suivi de carrière et retraite)
- Connaître les règles des marchés publics et leurs suivis
- Savoir transmettre et diffuser aux familles, aux élus, au supérieur hiérarchique : un message, un renseignement, une information, une demande, une prise/demande de rendez-vous, etc …

• Savoir
- Connaître l’environnement institutionnel des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Connaître tous les services de la Mairie et les attributions de chacun (agents et élus)
- Gérer les équipements communaux
- S’adapter aux contraintes financières
- Préparer et mettre en forme les décisions du Conseil municipal, les actes administratifs du Maire
- Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
- Repérer et réguler les conflits
- Maîtriser les outils informatiques et bureautiques et tous logiciels mis à disposition pour en utiliser toutes les fonctionnalités (SEGILOG, BERGER LEVRAULT )
- Maîtriser les techniques de recherche documentaires
- Connaître les règles et la législation (tant nationale que locale) liées aux différentes missions

• Savoir être
- Technique d’écoute active et de médiation
- Technique de gestion de conflits
- Technologies de l’information et de la communication
- Notions de psychologie individuelle et collective
- Force de proposition
- Capacité d’analyse et de synthèse
- Rigueur et organisation
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage
- Autonomie
- Esprit d’équipe
- Esprit d’initiative et de décision
- Devoir de réserve et sens du service public