Un chef ou une cheffe du service des archives

La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité.

Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire.

Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l’accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien-être au travail. Elle s’attache à développer une culture commune autour d’un projet d’administration porteur de valeurs managériales et d’engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.

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Nous recherchons Un chef ou une cheffe du service des archives auprès de la Sous-Direction Documentation Information Courrier Archives Relations Usagers du Secrétariat Général du Pôle Ressources – Site de Bordeaux, Limoges ou Poitiers.

Missions principales

Le/la Chef.fe de Service des Archives pilote et coordonne l’ensemble des activités du service qui rayonne sur les trois sites de Bordeaux, Limoges, Poitiers. Dans ce cadre ses principales missions sont les suivantes :
- participer à la conception d'une politique globale d'archivage et garantir sa mise en œuvre dans l'ensemble de ses dimensions (collecte, tri, élimination, classement, conservation, communication, valorisation et sécurisation des archives physiques et électronique)
- gérer des projets transversaux en lien avec les missions du service
- accompagner la transition numérique de la collectivité
- manager et animer les équipes composant le service

Activités principales

Management du service :
- Manager le service (définition des objectifs, planification des ressources...) et coordonner l'activité, en lien avec les Responsables d'unité
- Accompagner les équipes dans la conduite du changement
- Elaborer et suivre le budget global et les marchés publics nécessaires au fonctionnement du service
- Concevoir, suivre et valoriser des indicateurs d'activité

Élaboration de la stratégie :
- Proposer et déployer une politique d’archivage couvrant les archives papier et électroniques dont l'analyse des risques et le référentiel de conservation
- Définir les priorités stratégiques en matière d'archivage dans ses différentes dimensions
- Accompagner les services producteurs dans leur mise en conformité avec la politique définie
- Représenter le service et promouvoir la politique d'archivage au sein de la collectivité et auprès des partenaires institutionnels

Gestion des projets transversaux :
- Piloter les projets transversaux, qui seront définis en concertation avec la hiérarchie, en lien avec les différentes missions du service (archivage, valorisation, conservation)
- Participer à la coordination des équipes et des partenaires internes et externes (DSI, DPO, services producteurs, AD, prestataires) pour assurer la bonne gestion des projets
- Assurer le suivi et l’évaluation des projets du service des archives

Activités secondaires et/ou ponctuelles
- Participer à d'autres missions du service en tant que de besoin

Moyens mis à disposition
- Matériels de bureautique
- Matériels et équipements dédiés au métier exercé
- Logiciels
- Accès au parc de véhicules de service de la Région Nouvelle-Aquitaine

Spécificités du poste
- Encadrement : Oui
- Nombre d'agents encadrés : 10

Savoirs
- Organisation institutionnelle, fonctionnement et compétences de la Région Nouvelle-Aquitaine
- Normes et règles en matière d'archivage notamment du papier et de l'électronique
- Techniques de gestion de projets : planification, suivi et évaluation Méthodes de conduite de projet
- Règles et procédures de passation des marchés
- Techniques managériales de proximité (notamment en matière de conduite du -changement, gestion des conflits)
- Techniques et outils de pilotage et d'organisation de l'activité : tableaux de bord, indicateurs, outils de planification, etc.

Savoir-faire
- Manager : fixer des objectifs, organiser l’activité, évaluer et valoriser l’action des agent-e-s, mobiliser autour d’un projet, donner du sens, gérer des conflits
- Rédiger des documents stratégiques (politique d’archivage, bilans, référentiels)
- Analyser, sélectionner, trier des documents et des données
- Animer des réunions, des groupes de travail
- Se positionner en tant que cadre représentant la collectivité
- Impulser et conduire des projets
- Faire respecter les principes de déontologie et le cadre administratif, financier et juridique au sein de son service
- Analyser l'activité dans un objectif d'amélioration continue
- Connaître les progiciels de gestion des archives (SIA, SIE)
- Maîtriser les outils bureautiques (Pack office)

Savoir-être
- Posture managériale : qualités relationnelles, empathie et sens de l’écoute, diplomatie, réserve professionnelle
- Capacité à prendre des décisions, à alerter, à gérer des situations de risques et d’urgence
- Autonomie
- Capacités de communication écrite et orale, écoute
- Diplomatie
- Capacités d'organisation, de planification et d'anticipation
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Sens du service public
- Discrétion professionnelle