Assistant(e) documentation (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint d'animation
Adjoint d'animation principal de 2ème classe
Adjoint d'animation principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Sous la responsabilité du Responsable Documentation et Archives, l'Assistant documentation (H/F) assure la gestion, l'alimentation et l'actualisation du fonds documentaire de la commune. Il/Elle assure l'accueil, l'information et la recherche de documentation pour les besoins des services et du public extérieur.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique). Missions / conditions d'exercice * Gestion de l'information
* Réceptionner, enregistrer et traiter le courrier arrivée et départ
* Enregistrer les documents entrants ou sortants des services
* Traiter des courriers divers (notes de service, réclamations, fax)
* Transmettre aux services concernés, reprographier, ventiler
* Répertorier et classer les documents
* Gestion du fonds documentaire
* Constituer et classer les dossiers thématiques
* Recherche articles de presse pour alimenter la documentation thématique
* Alimenter le fonds documentaire (synthèse de quotidiens et revues)
* Éditer les factures, transmettre aux services
* Veille et mise à jour de l'information
* Mettre à jour les dossiers à réception des documents
* Alimenter le fichier documentaire
* Alimenter le fichier presse
* Accueil et information du public à titre non principal
* Accueillir le public sur place et au téléphone
* Informer, renseigner, procurer l'information en interne et externe
* Réaliser les recherches documentaires à la demande des services ou du publi Profils recherchés Niveau Bac minimum
* Connaissance des instances et processus de décision de la collectivité
* Maîtrise des outils bureautiques (EXCEL, WORD, POWER POINT)
Emploi-Territorial - Opération de recrutement n°978240201339758 - Assistant Documentation (H/F)
* Connaissance des plans de classement
* Solides notions sur l'historique de la commune
* Connaissance des différents supports et types de documents, leurs contraintes
techniques et de conservation, qu'ils soient physiques ou numériques
* Connaissance des procédures administratives
* Connaissance sommaire des droits de la propriété intellectuelle, des droits
patrimoniaux, des droits liés à Internet
* Principes et mise en œuvre des systèmes d'information documentaire, de
leurs évolutions
* Être capable de rendre l'information accessible, utile et exploitable
* Être capable de s'adapter aux besoins spécifiques de publics distincts
* Être capable d'évaluer la fiabilité, la validité et la qualité de l'information ou d'un
* document
* Maîtrise des applications informatiques spécialisées, en particulier pour la
gestion documentaire, la numérisation des documents, la veille et les NTIC
* Maîtrise de l'utilisation d'Internet
* Maîtrise des logiciels du service
* Méthodique
* Rigueur
* Disponibilité
* Sens de l'organisation
* Sens de l'accueil, de l'écoute et de la communication
* Sens des responsabilités
* Capacité de réactivité et d'adaptation
* Bonne culture générale
* Adaptabilité et capacité à travailler en équipe
* Bonnes qualités relationnelles
* Sens de la diplomatie