Assistant(e) de direction à mi-temps f/h

Au sein de la Direction des Achats de l’Immobilier et de la Maintenance (DAIM) du Siège de l’EFS, vous assistez la Directrice, la Directrice adjointe et l’ensemble de la direction.

Dans ce cadre, vous aurez pour missions de :

· Gérer la planification collective, les agendas et les déplacements professionnels ;

· Préparer et organiser les réunions : convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, compte rendu …

· Filtrer les appels téléphoniques, assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs/personnels ;

· Assurer la gestion du courrier : rédaction, distribution, suivi des réponses et des échéances associées …

· Réaliser les commandes de matériel et fournitures et vérifier la conformité des livraisons ;

· Rédiger des supports de communication internes : rapport, compte rendu, note, support de présentation …

· Assurer la diffusion des informations en interne : décision, notes ;

· Assurer l’actualisation des modes opératoires et procédures ;

· Concevoir des outils de suivi d'activité, des tableaux de bord et les mettre à jour ;

· Assurer le classement l’archivage au sein de la direction ;

· Assurer le suivi de dossiers spécifiques ou de projets selon les besoins de la direction ;

· Assurer la gestion documentaire des processus entrant dans le champ d’intervention de la Direction.

· Titulaire d’un Bac + 2 minimum, vous avez une expérience professionnelle de 5 ans minimum.

· Vous êtes autonome, organisé(e), rigoureux (se). Vous appréciez le travail en équipe. Vous faite preuve de diplomatie.

Vous maitrisez les outils Microsoft et Outlook.