Assistant formation (h/f) (cdi)

Poste :

Contexte et mission :

Nous recherchons un.e Assistant.e de Formation pour soutenir nos activités de formation chez EI-Institut.

EI-Institut est une marque de Cognizant, reconnue et autorisée par Salesforce pour vendre et dispenser ses formations officielles en France.

Depuis 2009, nous avons formé 15 000 stagiaires. La durée de nos formations varie d'une journée à quelques mois. Nous nous adressons et formons salariés, demandeurs d'emploi et étudiants.

Responsabilités :

* Gestion administrative :

- Tenir à jour les dossiers de formation incluant listes de stagiaires, plannings, feuilles de présence notamment.

- Transmettre les conventions de formation aux RH des entreprises.

- Envoyer les convocations aux stagiaires

- Préparer et administrer les questionnaires d'évaluation des pré-requis, les feuilles de temps, les attestations de présence ainsi que les diplômes ou certifications.

- Eventuellement intervention ponctuelle sur la facturation.

* Organisation des formations :

- Gérer la réservation des salles de classe (sur Teams ou en présentiel) et s'assurer de leur bonne configuration.

- Gérer l’ouverture de sessions Teams au besoin pour les questions de droits administrateurs, ponctuellement gérer l’ouverture de deux sessions en simultané.

- S’assurer de la bonne gestion de l’accueil et des salles auprès du prestataire

- Préparer et diffuser le matériel (notes pédagogiques, formulaires de feedback …).

- Partager l’ensemble des instructions nécessaire aux formateurs.

* Assistanat commercial ponctuel :

- Suivre les devis en interne, y compris les relance et ajustements.

* Qualiopi :
* Avoir connaissance et contribuer à répondre aux exigences Qualiopi : critères de qualité, documentation et traçabilité, évaluation continue.

Profil recherché :

Expérience

- Expérience recherchée minimum 2 ans en centre de formation idéalement dans un environnement Qualiopi.

- Français, aisance tant à l’oral qu’à l’écrit et anglais professionnel requis.

Savoirs / Connaissances

Connaissance des process et obligations autour de Qualiopi

Savoir-faire / Compétences :

- Gestion de dossiers de formation.

- Planification et gestion de salles de cours présentiel et via teams

- Préparer et diffuser le matériel pédagogique comme le support de cours

- Prise en charge de documents administratifs : questionnaires d'évaluation, feuilles de temps, attestations de présence, diplômes ou attestations.

- Maîtrise de MS Office.

Savoir-être / Soft skills

- Rigueur et respect des processus.

- Capacité à traiter plusieurs tâches simultanément.

- Excellentes compétences organisationnelles.

- Excellentes compétences en communication.

- Grande attention portée aux détails.

Gestion du temps - horaires

- Formation démarrant en début de matinée

- Réunion quotidienne de l'équipe de 9h à 9h30.

- Les animations de cours sont alignées sur les rythmes de vacances scolaires : beaucoup de sollicitations hors vacances, activités beaucoup plus calmes durant les congés.

Entreprise : Bienvenu(e) chez Cognizant, l'une des entreprises à la croissance la plus rapide au monde avec 355 000 employés partout dans le monde ! Nous nous considérons comme la plus grande startup au monde, ce qui signifie que vous pouvez trouver chez nous l’endroit où le changement fait partie du quotidien, où vous pouvez piloter de nouvelles initiatives et être un vrai conseil pour vos clients (internes/externes). Cognizant France compte plus de 1 000 collaborateurs répartis sur 3 filiales spécialisées dans l'expertise technologique ou digitale, le conseil ou le BPO, et est reconnu Top Employer depuis 2018. Basés à Paris, Lyon, Grenoble et Marseille, nous travaillons avec de grands clients dans tous secteurs d'activité. La diversité est une dimension clé de notre ADN. Nos talents interviennent dans des rôles variés : sales managers, project managers, delivery leads, consultants et experts… tous engagés vers le même objectif d'accompagner au mieux nos clients pour innover et réussir !