Description :
Lieu d'exercice : Site Nord Hôpital Couple Enfant - Tranche II - Pédiatrie PC médical - 3ème étage
MISSIONS DU SERVICE
Le service de Pédiatrie prend en charge les enfants de 0 à 18 ans. Il est composé d'environ 80 médecins, 22 assistantes médico-administratives et adjointes administratives, plus d'une vingtaine de spécialités, plusieurs centres de compétence.
CHAMPS D'ACTIVITÉS :
* CONSULTATIONS(Responsable Dr MASSARDIER)
* Plateau des consultations médico-chirurgicales pédiatriques (Médecine, Chirurgie pédiatrique, Néonatologie, Rééducation pédiatrique, Diététiciens, .)
* SECTEUR PÉDIATRIE DE SPÉCIALITÉS(Chef de service: Dr BOST-BRU)
* Adoption, Allergologie, Cardiologie, CRCM (mucoviscidose), CRTLA (centre du langage), Dermatologie, Endocrino-diabétologie, Gastrologie, Gynécologie, Infectieux, Néphrologie, Neurologie, Pneumologie.
* Hospitalisation Conventionnelle Pédiatrie Polyvalente + Hospitalisation Neuro-MPR + pédiatrie sociale
* Hôpital de jour médical
* SECTEUR IMMUNO-HÉMATO-ONCOPÉDIATRIE (Chef de service Dr ARMARI ALLA)
* Immuno, Hémato, Oncologie, Rhumatologie pédiatrique, maladies rares, .
* Hospitalisation IHO
* Hôpital de jour oncologique
* A.J.A.
* SERVICE D'ACCUEIL DES URGENCES PÉDIATRIQUES(Dr KHELIF AVANZINI)
* AUTRES INTERACTIONS:
Psychologues, Cellule d'ordonnancement, CIC pédiatrique, ARC, Bureau des entrées, Tous les services des 2 pôlesde l'HCE Pédiatrie Génétique & Mérog.
* EQUIPE ADMINISTRATIVE COMPOSÉE DE 22 À 24 AGENTS: AMA, adjoints administratifs, personnels en reclassement,
LES ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AU POSTE
* Management Et Coordination Des Assistantes Medico-Administratives et des Adjointes Administratives du service de la Médecine Pédiatrique :
* Animer les équipes
* Organiser des réunions d'équipe régulières et en assurer le compte-rendu
* Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats
* Tendre à l'harmonisation des pratiques professionnelles
* Veiller à une répartition équitable des tâches
* Favoriser les relations directes entre les différents secrétariats
* Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
* Définir des procédures et protocoles liés aux secrétariats
* Organiser les remplacements d'agents
* Présélectionner et réaliser les entretiens de recrutement,
* Assurer les évaluations des personnels: entretien individuel d'évaluation, définir les objectifs annuels, faire le suivi
* Rédiger et actualiser les profils de poste, fiches de poste et fiches réflexes de l'ensemble des personnels administratifs
* Procéder au recensement des besoins de formation dans la cadre du plan annuel de formation continue et en assurer le suivi
* Accueil des stagiaires et formations,
* Management des systèmes d'informations auprès de l'équipe administrative
* Gestion du temps de travail (plannings prévisionnels, congés, absences, via l'application Chronos) des personnels administratifs
* Gestion des plannings des salles de réunion en lien avec les cadres médico-administratives de l'HCE
* Accueillir et encadrer les nouveaux personnels et les stagiaires
* Accueillir/installer/déménager les agents ainsi que les médecins,
* Assister au conseil de pôle
* Assister aux réunions SSE (Plan Blanc)
* Gérer les commandes:
* Papeterie (via COPILOTE, LYRECO) de la pédiatrie
* Consommables informatiques de la pédiatrie
* Stocks et entretien du matériel bureautique (via COPILOTE)
* Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives et médecins.
* Commandes des DECT/Ordinateur/. après validation avec le N+1 et chef de service
* Création/modification/commande des ordonnances sécurisées
* Logiciels informatiques institutionnels
* Déploiement/Accompagnement/formation/suivi des agents et des médecins pour l'utilisation des différents logiciels,
* Accompagnement/aide à la dictée numérique reconnaissance vocale
* Faire intervenir la DSN pour déploiement/réactualisation des informations sur les logiciels, suivi des déploiements
* Création / Modification /actualisation des modèles d'entêtes de service dans easily,
* Référentes des modèles de courriers, convocations, certificatsen collaboration avec une minorité de secrétaires du service
* Création/modification des agendas des médecins .
* Gérer les demandes complexes au support informatique des équipes médicales et administratives
* Gérer toutes les habilitations informatiques Easily, Cristalnet, accès aux différents services de l'HCE pour les médecins e
Experience: Expérience souhaitée
Secteur d'activité: Activités hospitalières
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