Assistant.e d'accueil rh h/f

Description du poste

Intitulé du poste

d'accueil RH H/F

Métier

Affaires générales - Chargée / Chargé d'accueil

Missions

La Direction Pilotage, Emploi et Dialogue Social recherche d'accueil RH. Dans le cadre de vos fonctions, vous serez amené.e à :

Gérer des demandes

1. Assurer l’accueil physique, téléphonique de la DRH et les mails ;
2. répondre aux demandes reçues dans le logiciel RH en ligne ;
3. apporter des réponses de premier niveau sur tous les sujets relevant des ressources humaines ;
4. qualifier les demandes des agents ou usagers et les orienter vers les interlocuteurs adéquats ;
5. vérifier la complétude des dossiers remis par les agents et les transmettre aux services concernés ;
6. mettre à jour l’annuaire de la direction des ressources humaines ;
7. alimenter et mettre à jour des fiches pratiques de l’accueil ;
8. participer au réseau des accueils (DRH, standards BM et Ville de Bordeaux) et e-reca ;
9. réaliser l’envoi des statistiques téléphoniques mensuelles aux différentes Centres / Services de la DRH ;
10. veiller via le logiciel de réservation des salles au respect des horaires et des conditions de réservation (annulation) ;
11. s’assurer que le matériel réservé est bien en place.


Gérer les DAI

12. Assurer la bonne tenue des dossiers administratifs individuels ;
13. réaliser le pré-classement des documents produits par le service rémunération ;
14. classer dans les dossiers de carrière des 10 000 agents ;
15. créer de nouveaux dossiers et donner un numéro de classement ;
16. numéroter les documents par agents en fonction du logiciel PLEIADES RH ;
17. épurer régulièrement les dossiers trop volumineux ;
18. veiller au respect du plan de classement et de gestion des dossiers administratifs individuels (produire les fiches fantômes).


Gérer la logistique du bâtiment

19. Recenser les problèmes liés au bâtiment du Guyenne ;
20. transmettre aux directions concernées les dysfonctionnements constatés ;
21. s’assurer du suivi des interventions et déclarer les incidents sur Logiciel CARLOS ;


Gérer le courrier

22. Trier et distribuer du courrier interne et externe ;
23. être le lien avec le service courrier Bordeaux Métropole.

Dans des cas plus spécifiques, vous serez également amené.e à :

Être réfé fournitures

24. Recenser les besoins ;
25. assurer la commande via le logiciel de commandes en ligne ;
26. respecter l’enveloppe budgétaire attribuée en début d’année.

Gérer les arrêtés DRH

27. Assurer la saisie et le suivi des arrêtés ;
28. alimenter au quotidien la base de données dédiée à leur suivi ;
29. tenir le registre des arrêtés, veiller à la réalisation de la reliure.

Gérer les archives DRH

30. Appliquer les instructions de la DAF relatives à la gestion et à la conservation des documents RH ;
31. trier et classer des documents dans les dossiers de carrière des agents ;
32. préparer les bordereaux d’élimination ;

33. aider les référents archives de la DRH ;

34. participer à des réunions ;

Gérer le circuit des parapheurs et des documents RH

35. Gérer et veiller à la bonne conduite du circuit des parapheurs ;
36. récupérer et remettre des courriers à divers interlocuteurs.

Profil attendu

Pour mener à bien vos missions, vous avez des connaissances sur le statut de la Fonction Publique Territoriale et dans les ressources humaines.

Vous avez une bonne capacité à adapter votre comportement face à des situations difficiles. Vous avez également une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle.

Vous maîtrisez des outils informatiques (pack office) et logiciels RH (pléiades, GALPE...).

pour votre capacité à travailler en équipe et votre rigueur, vous savez également vous rendre disponible. Vous savez être et votre respect de la confidentialité sera un atout majeur pour mener à bien vos missions.

Nos avantages