La Sauvegarde de l'Enfance Haute-Occitanie recherche pour son Service Educatif en Milieu Ouvert Gersois, un secrétaire/technicien qualifié (H/F) dans le cadre d'un Contrat à Durée Déterminée, Temps Plein pour remplacer la salariée absente avec possibilité de prolongation. (offre interne n°2025-005)
**Poste à pourvoir dès que possible**
MISSIONS :
Sous l'autorité du directeur d'établissement :
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des usagers et partenaires des services et la transmission des messages
- Centraliser et diffuser toutes les informations relatives au fonctionnement du service
- Consulter quotidiennement la messagerie électronique du service ou de l'établissement et traiter les messages en y apportant une réponse ou transférer ceux-ci pour suite à donner aux personnes concernées
- Réaliser la frappe et/ou la mise en forme des écrits, des notes, rapports et comptes rendus du service et assurer leur envoi
- Assurer le traitement des courriers : arrivée et départ, classement
- Achats des fournitures de bureau
- Renseigner les statistiques, tenir à jour et transmettre les tableaux de suivi de l'activité du service
- Réaliser le suivi administratif des dossiers des usagers et la facturation
- Procéder à l'archivage des dossiers du service
- Constituer et mettre à jour le dossier des mineurs pris en charge par le service
- Préparer les éléments comptables spécifiques au service (facturation, éléments de paie, tableaux de bord, etc.)
- Participer aux réunions de service et institutionnelles
PROFIL :
- Diplômée BAC ou BAC PRO secrétariat
- Maîtrise de l'outil informatique (Excel, Word,...)
- Expérience confirmée dans le domaine de la comptabilité/facturation
- Expérience professionnelle dans le domaine du secrétariat
- Respect de la confidentialité des informations traitées
- Sens de l'accueil et de l'écoute, capacité à entrer en relation avec tout public et partenaire
- Capacité de travail en équipe
- Connaissance acquise ou à développer du contexte de la Protection de l'Enfance et de la Protection Judiciaire de la Jeunesse
AVANTAGE :
- Reprise Ancienneté
- Œuvres Sociales CSE
- Titres-Restaurant
- Congés Trimestriels
- Mutuelle
Experience: 1 An(s)
Compétences: Classer des documents,Assurer la gestion des courriers entrants et sortants,Concevoir des supports de suivi et de gestion,Coordonner les tâches administratives,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Garantir la confidentialité des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser l'archivage des documents,Préparer les éléments constitutifs de la paie,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Répondre aux demandes d'information,Vérifier les factures et les paiements
Permis: B - Véhicule léger souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autre accueil ou accompagnement sans hébergement d'enfants et d'adolescents
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
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