Assistant en gestion administrative (h/f)

Sous la responsabilité du responsable de structure ou du directeur du centre social de la Direction Vie sociale des territoires, jeunesse et vie associative vous collaborez à l'organisation et la coordination de l'activité administrative du secrétariat de la direction.

Activités principales :
- Vous suivez l'agenda de votre hiérarchie.
- Vous rédigez, mettez en forme les courriers, compte rendus de réunions, notes, rapports, etc. et en assurez l'enregistrement et le suivi sous trafic.
- Vous gérez le courrier (réception, enregistrement et circulation).
- Vous préparez, organisez des réunions, rendez vous internes et externes.
- Vous élaborez, instruisez et suivez des dossiers administratifs.
- Vous réceptionnez, traitez et diffusez les informations.
- Vous assurez les commandes du service.
- Vous effectuez la relecture des documents et supports de communication.
- Vous assurez la prise de notes lors de réunions.
- Vous synthétisez et préparez les documents.

Activités accessoires:
- Vous coopérez en interne au recueil, à l'analyse et à la communication des données et des informations des publics du territoire.
- Vous contribuez à l'enrichissement des relations partenariales et de proximité.
- Vous pouvez être amené à assurer l'accueil physique et téléphonique selon les nécessités du service.

Compétences techniques:
- Procédures administratives.
- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Logiciel Trafic).
- Qualités rédactionnelles.
- Excellente expression écrite et orale.
- Notion de gestion d'un budget.
- Techniques de secrétariat (accueil, filtrage, sténographie ou prise de note rapide).

Compétences comportementales:
- Discrétion, disponibilité, rigueur.
- Sens de l'initiative, sens de l'organisation et de la méthode.
- Capacité de compréhension et d'assimilation.
- Capacité d'adaptation.

Lieu, Jours et heures de travail :
- Fabrique Pré Fleuri
- Poste à 50%