Assistant(e) d’exploitation f/h

L'entreprise


Placidom Guyane - Qui sommes-nous ?

Nous sommes un acteur majeur du marché de l'emploi aux Antilles-Guyane. En tant qu'agence d'emploi, nous accompagnons aussi bien les candidats dans la réalisation de leur projet professionnel que les entreprises dans leurs besoins en ressources humaines en sélectionnant des profils spécifiques aux postes à pourvoir.


Description du poste

Nous recherchons pour un de nos Clients, d'un(e) Assistant(e) d’exploitation.

Missions:

➢ Accueil et suivi administratif
 Accueil et tenue du standard
 Enregistrement du courrier arrivé puis transmission à la DOP
 Dispatching des originaux aux différents services
 Copies du courrier arrivé pour archivage
 Copies des dépenses chantier
 Rédaction de mails, fax, courriers divers
➢ Suivi de l’exploitation
 Transmission des factures et des bons de livraison des fournitures liées à l’activité aménagement à l’Assistant
Technique
 Réalisation des études de prix
 Saisie, envoi et classement des devis
 Relance des devis émis et archivage des devis annulés ou refusés (papier + logiciel)
 Transmission des bons pour accord (BPA) à l’Assistant DOP
 Suivi du traitement des bris de glace (vérification interne + procédure demande d’achat)
 Suivi des anomalies matérielles (s’assurer du traitement des anomalies)
 Saisie des reportings (anomalies matériels, bris de glace, ...)
 Elaboration des plannings hebdomadaires et mensuels des équipes des Espaces Verts
 Transmission des plannings ou fiches d’intervention aux clients
 Suivi des prestations réalisées dans le planning
 Suivi du retour des bons de fin de travaux (BFT) / des fiches de contrôle / des procès-verbaux de réception
 Transmission des justificatifs pour facturation
 Classement des fiches journalières
 Classement des demandes d’achat et rapprochement aux factures arrivées
➢ Suivi du personnel
 Rédaction de convocations internes et courriers divers
 Suivi des congés payés (positionnement des périodes dans reporting)
 Rédaction et suivi des demandes des contrats de travail et de leur renouvellement avec les conducteurs de Travaux
 Saisie des pointages dans les logiciels Quadra et Onaya
 Mise à jour mensuelle de l’organigramme
 Suivi des pièces d’identité des salariés (carte de séjour + personnel FAG)
 Rédaction et suivi des demandes de contrôles élémentaires (FAG et autres)
 Réception et transmission aux services concernés de toutes demandes de salariés
 Distribution des équipements de protection individuelle (EPI) - utilisation des fiches + saisie dans le reporting


Profil recherché

➢ OBSERVATIONS
− Mobilité (déplacement en Agence),
− Nécessité d’être titulaire du permis B

EXPERIENCE REQUISE : 2 ans minimum dans le domaine de l’assistanat, du secrétariat
DIPLOME REQUIS : Bac +2 assistant manager ou équivalent