Agent chargé des inscriptions scolaires, périscolaires et extrascolaires

Placé.e sous la responsabilité du directeur adjoint, vous êtes chargé.e de:

* Accueil physique et téléphonique et information du public
- Accueillir et renseigner les familles,
- Informer les familles sur la procédure administrative relative aux inscriptions et aux réservations,
- Accompagner les familles dans leur démarche sur le portail familles

* Enregistrement des inscriptions et des réservations
- Inscrire les enfants aux différentes activités, accueils de loisirs, restauration scolaire, centres de vacances, inscriptions scolaires, activités sportives,
- Appliquer la procédure administrative relative aux inscriptions, vérifier la validité des documents demandés et saisir les renseignements nécessaires à l'inscription,
- Enregistrer les réservations et les annulations des temps périscolaires et extrascolaires.
- S'assurer de la transmission des fiches d'inscriptions des enfants et de tous documents relatifs aux réservations et aux annulations,
- Mettre à jour systématiquement les dossiers des enfants inscrits,
- Réceptionner et traiter quotidiennement les mails des familles,

* Tri, classement et archivage
- Classer les fiches d'inscription par structure,

* Suivi des centres de vacances
- Accueillir et informer les parents sur les activités proposées en centre de vacances, (programme d'activités, hébergements,...),
- Etablir des listes d'attente

Activités ponctuelles :
- Mettre sous pli les différents documents à envoyer aux familles
- Etre présent lors des départs et des retours des enfants participant aux séjours organisés par la ville et remplir des états de présence,
- Saisir les listings de pointages pour la facturation

Diplôme ou formation requis :

Diplôme de niveau 3 (BEP) ou 4(BAC) et/ou expérience avérée.

Savoirs : (Connaissances requises ou à acquérir)

* L'organigramme de la collectivité et les activités des services,

* Le fonctionnement et les activités de la direction,

* Les partenaires institutionnels (direction départementale jeunesse et sport, inspection académique, CAF...),

* Les notions d'organisation et de gestion du temps,

* Les circuits et procédures administratives,

* Les règles de l'expression orale et écrite de qualité,

* Les techniques et outils de communication,

* Les techniques de classement et d'archivage,

* Les techniques d'élaboration de tableau de bord et outils de planification et de suivi,

* L'utilisation d'un standard téléphonique, annuaire Internet,

* Maîtrise de la bureautique,