Adjoint(e) au responsable du service des affaires financieres (f/h)

Présentation du service :

Rattaché(e) au Responsable des Affaires Financières, de la Direction Générale des Services en charge des affaires administratives et financière de l’établissement Institut Polytechnique de Paris, vous participez à l’exécution du budget général de l’IP Paris aussi bien en matière de dépenses que de recettes dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion budgétaire et comptable du secteur public.

Responsable hiérarchique direct N+1 : Christophe Prévost, responsable du service des affaires financières

Responsable N+2 : Baptiste Bourboulon, Directeur Général des Services

En votre qualité d’adjoint au chef de bureau, vous contribuez à garantir le bon fonctionnement du bureau dans toutes ses composantes fonctionnelles (gestion budgétaire, achat, frais de déplacement, contrôle interne financier) :

* Contribuer au cadrage budgétaire et au dialogue budgétaire périodique avec les services métiers,
* Contrôle et visa intermédiaire des opérations de gestion (EJ, service fait, liquidations, ordres à recouvrer…),
* Participer à la rédaction de notes (compte-rendu de gestion intermédiaire, note de l’ordonnateur, procédures de travail…),
* Participer à la création d’un recueil de procédures et modes opératoires des opérations réalisées par le SAF,
* Contribuer à l’administration fonctionnelle du SI financier PEP (éditeur : INETUM).

Périmètre Achats/Commande publique, en lien avec le responsable du service :

* Contribuer au recensement des besoins auprès des services métiers,
* Superviser le recensement centralisé des contrats (hors RH), des conventions et marchés et sa mise à jour,
* Contribuer au déploiement d’un outil informatique de gestion des conventions (projet en cours d’étude de faisabilité).

Frais de déplacements :

* Contrôler et viser les dossiers « missions » des agents et intervenants extérieurs (ordres de mission, état de frais…),
* Contribuer au déploiement d’un outil informatique de gestion des frais de déplacements (projet en cours d’étude de faisabilité).

En l’absence du chef de bureau, vous êtes amené à encadrer les agents du bureau, à représenter ce dernier au sein de diverses réunions, à valider les actes de gestion courante (demandes de paiements, titres de recette…).

L’adjoint(e) peut être amené(e) à participer à toutes actions structurantes de fonctionnement (rédaction/mise à jour de procédures, préparation des conventions de reversement, mise en place et suivi de tableaux de bord, contrôle interne, RGPD, formations internes…) sous le pilotage du responsable du service.

Vous contribuez, au même titre que les autres agents du service, à la gestion globale du budget de l’Institut polytechnique de Paris, ainsi vous serez amené à prendre le relais sur certains sujets en fonction de l’organisation du service et du contexte du moment.

Force de proposition, vous prenez part à la définition des processus et en proposez des axes d’améliorations au bénéfice de l’établissement et de ses partenaires directs (écoles-membres, fournisseurs, clients…).

Cette liste est non exhaustive. D’autres missions pourront vous être confiées selon les nécessités de service