Assistant(e) particulier(ère) du préfet et du directeur de cabinet

Groupe RIFSEEP : 2

Vos activités principales :
- Tenue de l’agenda du préfet et du directeur de cabinet, prises de rendez-vous, gestion des réunions en lien avec les services concernés, édition des programmes journaliers.
- Contribution à la préparation des dossiers du préfet et du directeur de cabinet, en lien avec les services concernées (en particulier DCLCI, BRECI, BSI, BSC, SGCD).
- Réception et filtrage des appels téléphoniques.
- Gestion des visio/audio-conférences.
- Dactylographie de courriers, notes et documents divers.
- Présentation et organisation des réceptions du préfet en lien avec le personnel de résidence : - mise à jour des invités – envoi des invitations – réalisation du plan de table - réalisation du menu - tenue du livre de cave.
- Accueil téléphonique et introduction des personnalités dans le cadre des audiences et des invitations.
- Circulation des parapheurs entre les différents membres du corps préfectoral, en lien avec l’ensemble des secrétaires particulières.
- Gestion et suivi des congés du corps préfectoral.
- Suivi des permanences des membres du corps préfectoral.
- Gestion des aspects logistiques de la prise de fonction de préfet et du directeur de cabinet.
- Suivi des instructions signalées par le préfet.
- Suivi du courrier réservé.
- Suivi du budget de la résidence préfectorale et gestion comptable des réceptions (prise en compte des dépenses, traitement de celles-ci en lien avec le SGCD).
- Gestion des demandes urgentes.
- Intérim du secrétariat de la secrétaire générale de la préfecture.

Votre environnement professionnel

Activités du service :

Le secrétariat du préfet et du directeur de cabinet est en lien avec tous les acteurs de la vie locale quels qu’ils soient et en particulier avec les services de l’État du département placés sous l’autorité du préfet (SGCD, DC, DDT, DDETSPP, UD DREAL, DSC, BRECI, DCLCI) mais également les autres services ou opérateurs de l’État (UDAP, ARS, DSDEN, DDFIP, SDJES)...

Il s’articule plus particulièrement avec les services du cabinet (BRECI, DSC, BSI, BSC).

Le secrétariat assure la coordination avec tous les services, il transmet les commandes de l’autorité préfectorale et relaie les informations.

Composition et effectifs du secrétariat :

1 binôme composé de 1 agent cat C et 1 agent cat B.

Composition et effectifs du cabinet :

Direction des sécurités et de la communication : 1 directeur CAIOM

Bureau de la représentation de l’État et de la communication : chef de bureau cat B, 2 agents cat B, 1 agent cat C.

Bureau de la sécurité intérieure : chef de bureau cat A - 1 adjoint au chef de bureau cat B - 1 agent cat B, 2 agents cat C.

Bureau de la sécurité civile : chef du bureau et adjoint au chef de bureau cat A - 2 agents cat B, 1 agent cat C.

Liaisons hiérarchiques :

Le préfet, le directeur de cabinet.

Durée attendue sur le poste : 5 ans.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

Connaissance de l'environnement professionnel / niveau expert - requis

Connaître les différents services de l’État / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - requis

Avoir des compétences budgétaires, financière et comptables

Savoir-faire :

Capacité à travailler dans l'urgence / niveau pratique - requis

Travailler en binôme / niveau maîtrise - requis

Savoir accueillir / niveau expert - requis

Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis

Savoir analyser / niveau pratique - requis

Savoir rédiger / niveau pratique - requis

Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis

Savoir-être :

Savoir être disponible / niveau expert - requis

Capacité à gérer des situations de stress

Savoir être discret / niveau expert - requis

Savoir être autonome / niveau pratique - requis

Savoir être réactif / niveau maîtrise - requis

Savoir être créatif / niveau pratique - requis

Savoir être méthodique / niveau maîtrise - requis

Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Savoir être diplomate / niveau maîtrise - requis

Vos perspectives :

Ce type de poste permet de maîtriser les missions des différents services préfectoraux et extérieurs, offrant une solide culture administratives générale qui aide à la préparation des concours de niveaux supérieurs.