Gestionnaire pédagogique et administratif

Gestionnaire pédagogique et administratif (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.


Structure d'accueil

L’ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE

Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l’Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

Non-discrimination, ouverture et transparence

Les établissements membres de l'Université PSL s’engagent à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.


Activités principales

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Département ou service de la structure : Chimie Catégorie/Corps : B / CDD Technicien

Le département de chimie de l'École Normale Supérieure est une structure d'enseignement et de recherche, implantée sur plusieurs sites, et qui compte environ 250 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...). La structure de recherche est organisée au sein de deux unités mixtes de recherche (IMAP, CPCV).

Le département de chimie de l’ENS offre une formation généraliste au plus haut niveau couvrant tous les aspects au cœur de la chimie (chimie physique, organique, inorganique, théorique, matériaux) ainsi qu’à ses interfaces. Elle propose des ouvertures aux frontières (biologie et physique) et dispense une formation par la recherche (immersions en laboratoire de recherche, stages, ateliers, séminaires…).

D’une durée d’au moins 3 ans, la formation prédoctorale est constituée de la validation d’une Licence 3 (1 an), d’un Master (2 ans) et d’un supplément de cours multidisciplinaires suivis dans les différents départements scientifiques ou littéraires de l’ENS. Elle est validée par le diplôme de l’ENS (DENS). Les cours de première année (DENS1 / L3) et deuxième année (DENS2 / M1) se déroulent au département de chimie de l’ENS; la seconde année de master recherche est ensuite effectuée dans un des nombreux parcours (DENS3 / M2) accessibles aux normaliennes et normaliens. En général, une quatrième année est consacrée à des cours complémentaires ou des stages.

Chaque promotion est constituée d’une quinzaine d’étudiants et étudiantes, portant le nombre total d’étudiants suivis à environ 60.

Le département de chimie de l’ENS est également fortement impliqué dans le Master de Chimie de l’Université Paris Sciences et Lettres (PSL).

Ce poste est placé sous l’autorité́ hiérarchique de la responsable administrative de la structure, avec un rattachement fonctionnel à la direction des études du département et aux responsables d’année.

Volet pédagogique :

1. Assurer le suivi pédagogique et la gestion des études du cursus de formation en lien avec les responsables d'années (gestion des candidatures, des inscriptions administratives et pédagogiques, suivi des étudiants, saisie des notes, édition des relevés, …)
2. Réaliser les activités de gestion administrative et logistique en lien avec la gestion de site, la vie institutionnelle du département et de ses unités, la communication (diffusion d’informations, mise à jour site web et intranet)
3. Mettre à jour les maquettes et le catalogue d'enseignement afin de tenir compte des évolutions pédagogiques et permettre le déversement des données sur les outils de gestion associés
4. Affecter les salles et assurer leur bon fonctionnement
5. Réaliser le suivi administratif lié aux périodes de stage (conventions, ordres de missions, paiement de bourses,…)
6. Assurer la gestion des études en collaboration avec les universités partenaires (SU, PSL)
7. Réaliser la gestion logistique de l'organisation des examens, des oraux de concours, des jurys, …
8. Réaliser la gestion financière de la ligne budgétaire de la formation prédoctorale sur Sifac (commandes, missions des étudiants, bourses,…)
9. Participer à la mise à jour du suivi de cohorte en lien avec les responsables pédagogiques
10. Réaliser les activités de gestion administrative et logistique en lien avec la gestion de site, la vie institutionnelle du département : réservation et gestion des salles et du matériel, suivi des stocks et réapprovisionnement
11. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure
12. Organiser les évènements de la communauté : journées du département, journée des doctorants, séminaires périodiques

SPECIFICITES DU POSTE

Confidentialité des informations traitées. Contraintes horaires possibles suivant le calendrier des études.

Internes : ensemble de la communauté́ du département et de ses unités, et plus spécifiquement la direction, la direction des études, les responsables d’année, les étudiants et enseignants, service de scolarité, vie étudiante, bureau des stages, …

Externes : visiteurs, invités, les services de scolarité des établissements partenaires, …


Profil du candidat


Savoirs et compétences attendus

Diplôme : Baccalauréat

Expérience professionnelle : expérience en gestion pédagogique

Anglais niveau B1 (oral et écrit)

Fonctionnement des administrations publiques et connaissances de l’enseignement supérieur et de la recherche

Techniques de communication écrite et orale

Techniques d’élaboration de documents

Compétences techniques :

1. Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
2. Communiquer et faire preuve de pédagogie
3. Mettre en œuvre des procédures et des règles
4. Travailler en équipe
5. Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
6. Connaissance de Sifac et de Pegagus serait un plus

Compétences comportementales :

1. Rigueur
2. Réactivité - Sens relationnel
3. Sens de l’organisation
4. Sens de l’autonomie
5. Savoir rendre compte


Modalités de recrutement

Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation et prétentions salariales nettes mensuelles).

Lieu de travail : 24 rue Lhomond 75005 Paris

Quotité de travail (50% ou +) : 100%

Poste ouvert

- aux contractuels (CDD de 15 mois, jusqu’au 31/08/2026) – Rémunération selon grille et expérience)

L’ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

Branche d’activité Professionnelle : BAP J

Rémunération : De 1901.0 à 2449.0 € (Euros) par mois

Durée du contrat : 15 mois

Emploi type : (filière ITRF ou équivalent) J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

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