Adjoint(e) en gestion de scolarité (h/f)

Présentation de la structure :
La Faculté de droit de l'Université Grenoble Alpes, accueillant près de 4500 étudiants et propose une offre de formation variée. Elle est implantée sur deux sites, Grenoble et Valence, et est soutenue par 80 enseignants-chercheurs, 40 personnels administratifs et 250 intervenants extérieurs. L'organisation de la faculté inclut un service de scolarité et plusieurs pôles, dont le pôle licence, qui gère environ 2 600 étudiants. Ce pôle est composé de 8 agents.

Pour en savoir plus sur la Faculté de droit : https://droit.univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :
Sous la supervision de la responsable opérationnelle du pôle licence et du responsable du service scolarité de Grenoble, vous aurez pour mission principale d'assurer la gestion de scolarité de la première année de licence.

Activités :
Accueillir, informer, communiquer avec les étudiants et les enseignants.

Assurer le suivi de la scolarité de la licence 1 :
- Veiller à l'application du règlement des études et des modalités de contrôle des connaissances
- Gérer les inscriptions administratives et pédagogiques
- Participer à la construction d'emploi du temps et de groupes de travaux-dirigés
- Mettre à jour les informations aux étudiants (panneaux d'affichage) et sur la plateforme d'apprentissage en ligne (Moodle)

Organiser et gérer les examens, ainsi que les jurys :
- Planifier et communiquer les dates d'examen, collecter les sujets, garantir le respect de la confidentialité, saisir les notes (logiciel APOGEE)
- Organiser les délibérations des jurys, vérifier les procès-verbaux et saisir les résultats

Transmettre les résultats :
- Éditer les relevés de notes dans le logiciel APOGEE, les transférer dans le logiciel DIGIPOSTE et publier les résultats

Restriction ou contraintes liées au poste : La prise de congés doit être privilégiée pendant les interruptions pédagogiques et une adaptabilité horaire est requise lors des pics d'activité (examens, jurys, inscriptions).

Connaître le rôle, l'organisation et le fonctionnement de l'Université ainsi que la règlementation de la scolarité serait un plus.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Avoir le sens de l'accueil,Savoir travailler en équipe et en autonomie,Faire preuve de confidentialité,Capacité à se former aux nouveaux logiciels,Faire preuve de diplomatie,Connaître Word, Excel,Savoir s'organiser, s'adapter, être polyvalent(e)

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.