Galileo Global Education est le leader mondial de l'enseignement supérieur privé avec un réseau de 108 campus répartis sur 18 pays. Notre vision est de faire bouger les lignes du monde de l'éducation par l'innovation.
Nous formons 210 000 étudiants et apprenants, notamment dans les domaines des arts appliqués, du numérique, du management et de la santé.
Nous sommes heureux de contribuer à la réussite de nos apprenants pour qu'ils expriment leur potentiel et développent leur employabilité. Grâce à notre forte croissance, vous pourrez également exprimer votre ambition et déployer vos opportunités d'évolution.
Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs de transparence, exigence et bienveillance, alors rejoignez-nous !
1. Mission générale :
Le/la Chargé(e) d'Accueil est le premier point de contact des visiteurs, apprenants, parents et partenaires de l'école. Doté(e) de compétences commerciales, il/elle veille à la qualité de l'accueil physique et téléphonique, tout en jouant un rôle de relais pour les informations ainsi que pour les services administratifs et commerciaux.
2. Activités principales :
* Gestion du flux physique avec une approche commerciale et administrative :
- Assurer un accueil convivial et professionnel pour les apprenants, parents, partenaires et autres visiteurs, tout en adaptant son discours pour promouvoir les valeurs et les offres spécifiques de l'établissement.
- Identifier les besoins spécifiques des visiteurs et les rediriger efficacement vers les services compétents (admissions, promotion de scolarité, services financiers, direction, enseignants, services techniques).
- Offrir une attention particulière aux visiteurs prospectifs (parents ou futurs élèves) en leur présentant les points forts de l'école (événements, projets pédagogiques, partenariats…).
- Transmettre ou récupérer certains livrables administratifs tels que des attestations, formulaires ou documents nécessaires au suivi des dossiers.
* Gestion du flux téléphonique avec une approche commerciale et administrative :
- Traiter les appels avec courtoisie et professionnalisme, en utilisant un ton chaleureux et un discours commercial.
- Écouter activement les demandes des interlocuteurs pour comprendre leurs besoins, qu'il s'agisse de questions d'ordre administratif, pédagogique, commerciale ou logistique.
- Analyser les besoins des interlocuteurs pour repérer les opportunités commerciales, par exemple, en proposant une visite de l'établissement ou en mettant en avant des programmes spécifiques correspondant à leurs attentes.
- Transmission d'informations : Fournir des réponses précises sur les horaires, événements, modalités d'inscription, programmes ou autres informations générales concernant la vie de l'établissement.
- Relais avec les services internes : Transférer les appels ou messages aux services concernés en respectant les consignes internes et en assurant un suivi rigoureux pour éviter les pertes d'information.
* Gestion du courrier et des livraisons
- Réception du courrier : Assurer la réception quotidienne du courrier postal, le trier selon les destinataires ou les services concernés, et garantir sa distribution en temps utile.
- Gestion des envois : Préparer et expédier les courriers sortants, en respectant les consignes et délais administratifs.
- Livraisons et suivi : Accueillir les livreurs, réceptionner les colis, vérifier leur contenu et notifier les services ou personnes concernées.
- S'assurer que les commandes sensibles ou importantes (matériel pédagogique, documents officiels) soient traitées rapidement et efficacement.
3. Compétences requises :
* Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (suite Office ou équivalent).
- Excellentes capacités de communication orale et écrite.
- Organisation et rigueur dans le suivi des tâches quotidiennes.
* Savoir-être
- Bonne connaissance de la vie de l'établissement pour répondre aux questions spécifiques.
- Capacité à gérer des situations stressantes avec calme et efficacité.
- Attitude accueillante, pédagogue et bienveillante envers tous les interlocuteurs.
4. Profil recherché :
- Diplôme : Niveau Bac à Bac+2 en accueil, gestion ou administration.
- Expérience : Une première expérience en accueil et en relation clientèle.
- Langues : La maîtrise de l'anglais est un plus.
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