Responsable unité administrative - enfance jeunesse

Au sein du Service Enfance Jeunesse de la Direction des Familles, vous êtes placé sous la responsabilité de la cheffe du service et travaillez en transversalité avec les 3 autres responsables d’unités : « Vacances Loisirs », « Animation Jeunesse », « Information-Prévention ».

Management

·Gérer et diriger une unité de travail (3 agents) en fonction des orientations du service et de la définition de la compétence

·Assurer le relais du projet de service auprès des agents de l’unité, en accompagnant le changement

·Fixer des objectifs, accompagner et évaluer le travail de ses agents

Gestion Administrative

·Assurer le suivi de la communication du service :

Ø Référencer et transmettre les actions mises en place par le service à la Responsable Administration générale et relations aux usagers de la Direction des Familles

Ø Superviser et accompagner la transmission des informations aux familles (affiches, courriers, factures, etc.)

Ø Gérer l’animation du portail Familles

Ø Suivre les rétro-plannings pour la conception des outils de communication, puis la diffusion des outils et anticiper le renouvellement du stock

·Assurer le secrétariat et le suivi des actes administratifs du service :

Ø Organiser et suivre les réunions avec les communes, les élus, les partenaires

Ø Rédiger les courriers, en assurer le suivi via le logiciel Acropolis

Ø Valider les paramétrages du logiciel métier I-Noé

Ø Assurer le suivi des conventions du service : anticiper les échéances et vérifier leur bonne application (suivi des pièces, mise en œuvre des instances, etc.)

·Assurer le suivi des démarches logistiques du service :

Ø Suivi du pool de véhicules en lien avec le Garage de l’Agglo

Ø Suivi du bâtiment, notamment via le logiciel Astech

Ø Commande des fournitures administratives du bâtiment

·Suivre les indicateurs d’activité chiffrés du service permettant l’élaboration des bilans d’activité :

Ø S’assurer du respect des délais de transmission des données par les unités métier

Ø Vérifier les données transmises par l’équipe administrative

Ø Élaborer des tableaux de suivi des indicateurs

Ø Transmettre les indicateurs de suivi d’activité du service à la Direction

Ø Vérifier et saisir les données d’activités des dispositifs sur le logiciel AFAS de la CAF

Suivi des effectifs

·Etre le référent RH du service Enfance Jeunesse (logiciel Chronotime, procédures RH)

·Assurer le lien avec la RH pour la transmission des informations des contrats et horaires des saisonniers

·Veiller au respect de la législation et du respect des procédures de Valence Romans Agglo

·Superviser la saisie des demandes de stages Enfance Jeunesse et Petite Enfance

·Suivre l’organigramme des différentes unités du service

- Compétences et expérience en management
- Niveau de bureautique excellent (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
- Aisance avec le paramétrage de logiciels. La connaissance des logiciels I-Noé et Chronotime sera appréciée
- Capacité à rédiger dans une orthographe et une syntaxe excellents, et à mettre en forme des courriers