Responsable administration et moyens généraux (h/f)

Le poste de Responsable Administration et Moyens Généraux (H/F)

L’Adapei 35 est une association du secteur médico-social qui accompagne plus de 3 500 personnes en situation de handicap grâce aux compétences de 1 700 professionnels au sein de 66 établissements et services dans le département d’Ille-et-Vilaine.

RECRUTE

Pour le Dispositif Enfance La Passagère (IME – Internat – SESSAD – SEAPH) à SAINT-MALO


Un.e Responsable Administration et Moyens Généraux à temps partiel dans le cadre d’une expérimentation de 6 mois

Description du poste :
L’Adapei 35 a décidé de tester de façon expérimentale un nouveau poste de responsable de l’administration et des moyens généraux. Ces postes ont pour mission d'organiser les services administratifs, de piloter fonctionnellement les secrétariats, et d'assurer la gestion des dossiers RH, finances, patrimoine, communication, et qualité. Les RAMG sont intégrés aux équipes de direction des dispositifs et contribuent à la mise en œuvre des procédures et à l'amélioration continue de la qualité.
Pendant l’expérimentation, ce responsable aura les missions suivantes en pilotage et pour partie en réalisation :
Organisation des dossiers RH :
• Développement des compétences (correspondant formation, suivi administratif des entretiens biennaux…)
• Organisation du personnel (offre d’emploi, configuration des fiches individuelles…)
• Gestion et administration du personnel (dossier salarié, suivi des arrêts maladie, accident du travail, des visites médicales…)
• Accompagnement des équipes sur les logiciels RH (octime…)

Organisation des dossiers Finances Patrimoine
• Achats : Suivi des contrats cadres, mises en œuvre, participation aux groupes de travail
• Comptabilité : Garant du respect des procédures et accompagnement, Relai pour le suivi des caisses, Supervision de la facturation des usagers (prise en charge aide sociale, explication des factures…)
• Patrimoine : Suivi des immobilisations
• Formation continue des équipes sur les logiciels et les process.

Organisation des dossiers Communication et secrétariat général
• RSO : Collecte de données (recensement km, consos diverses, véhicules, etc…) bilan carbone, animation à l’échelle du dispositif des ambassadeurs RSO…
• Communication : remontée d’actualités, Collecte d’informations, relai à l’échelle du dispositif de la direction communication.
• Secrétariat général : Remontée des évènements officiels, Suivi des inscriptions aux évènements associatifs
• SSI : Suivi et inventaire des appareils informatiques, remise à niveau des annuaires informatiques et téléphoniques

Organisation des dossiers « gestion de l’activité » :
• Administration de la qualité : Organisation administrative des COPIL Qualité, des CVS, des comités de vigilance, Mise à jour des documents qualité (plans bleus, indicateurs CPOM, rapport d’activité…)
• Lien cuisine centrale : Suivi des commandes repas
• Déploiement des Directives et procédures associatives
• Personnes ressources pour le dispositif pour le déploiement, l’appropriation et l’utilisation de l’outil QUALITE (Ageval)

Veille
• Fait remonter des besoins identifiés mais non couverts (d’appui, de procédure)
• Participe à l’évaluation des procédures déployées (Démarche d’amélioration continue de la qualité)
• Participe à la connaissance et au respect des procédures internes par les salariés du dispositif

Animation pendant la phase d’expérimentation :
• Animation des secrétaires,
• Veiller à sécuriser les missions des secrétaires en les outillant, en ajustant la charge de travail et en étant en appui, conseil.
• Animation de l’équipe Agents.es de Service Intérieurs et Agents.es de Restauration
• Participation aux astreintes de manière très exceptionnelle et solidaire
• Coordination et suivi des missions « transversales » comme les ambassadeurs RSO
• Participe aux réunions d’équipe de direction du dispositif sur les points concernant le RAMG

Durant l’expérimentation, le RAMG ce poste sera positionné comme manager fonctionnel. Si l’expérimentation est concluante, les RAMG seront responsables de l'encadrement des secrétaires ainsi que du suivi des missions transversales

Profil recherché :
- Diplôme Bac+2 minimum exigé
- Expérience souhaitée dans les domaines méthodes-process qualité et gestion administrative.
- Forte autonomie et polyvalence, aptitude relationnelle, rigueur organisationnelle
- Compétences de synthèse, capacités rédactionnelles.
- Expérience managériale souhaitée
- Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance avec l’outil informatique
- Permis B Exigé.

Contrat proposé :
- Contrat à durée déterminée de 6 mois à temps partiel 70%
- A pourvoir dès que possible
- Classification cadre de classe 3 niveau III avec 24,5 points de sujétions

Modalités de recrutement :
Date limite de candidature le 23/02/2025

Les 1ers entretiens auront lieu le 28/02/2025 après-midi au siège.
Les 2nds entretiens auront lieu le 5/03/2025 après midi au siège.

Référence de l’offre : 2025-38 RAMG Passagère CDD 0.7 ETP


L'entreprise

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