Chef de service population, élections et état-civil (h/f)

Sous la responsabilité du Directeur Général des Services, le chef du service population pilote le service regroupant les activités liées à l’accueil de la population au sein de l’hôtel de ville, aux élections, à l’état civil et au funéraire. Equipe composée de 3 agents (1 agent d’accueil / 2 agents de gestion état civil).

Relations avec la population (état civil, élections, funéraire, recensement) :

• Coordonner et développer le service Population en fonction des orientations stratégiques

• Assurer un processus continu d’amélioration du service aux usagers

• Formaliser et actualiser les procédures liées aux activités du service

• Exercer des missions d’officier d’état civil, d’instruction et de constitution d’actes d’état civil à partir des dispositions législatives et réglementaires

• Renseigner et accueillir les administrés

• Gérer la liste électorale (REU), organiser les commissions de contrôle

• Organiser et suivre les scrutins électoraux

• Assurer le bon déroulement des opérations de recensement de la population

• Assurer la gestion du cimetière, des concessions et espaces funéraires en respectant la réglementation en vigueur

• Assurer la veille juridique en matière d’état civil, funéraire, électorale

• Effectuer la préparation et le suivi des registres Etat Civil, arrêtés et délibérations de la commune et du CCAS

Pilotage du service et encadrement des agents :

• Assurer le management et le pilotage organisationnel du service (planning, répartition des missions…)

• Mettre en place des dispositifs de management individuel et collectif

• Assurer le recrutement et la montée en compétences des agents

• Anticiper et réguler les situations conflictuelles

• Représenter le service et la collectivité auprès des différents interlocuteurs (usagers, élus, partenaires institutionnels)

• Gérer le budget de fonctionnement et d’investissement du service

Référent archives :

• Piloter la collecte et le traitement des archives auprès des services communaux,

• Evaluer et proposer les moyens nécessaires à l’accomplissement des travaux de collecte, de traitement, de conservation et d’élimination de fonds dans votre secteur, et en assurer l’encadrement et la réalisation,

• Organiser la prise en charge des versements d’archives,

• Rédiger les bordereaux de versement des archives de son secteur conformément aux normes archivistiques.

• Maitrise des cadres législatifs et réglementaires dans le domaine de l’état civil, funéraire, et électoral

• Compétences en management et du travail en mode projet, ainsi que de solides capacités rédactionnelles de tout acte administratif

• Maîtrise des règles de la communication téléphonique et physique

• Maitrise des outils bureautiques

• Sens aigu de la confidentialité dans le traitement des situations des usagers, garantissant la discrétion dans la gestion des données sensibles

• Discrétion professionnelle et devoir de réserve

• Autonomie et prise d’initiatives.