Description du poste
Placé sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable adjointe de la DPMA de l'UGECAM Ile-de-France et basé à Montreuil, vous aurez pour principales missions de :
1. Gérer les relations internes et externes de la Direction (réception et orientation des différents interlocuteurs, relations téléphoniques)
2. Réaliser le traitement des courriers et courriels de la Direction (veille sur les délais de réponse à apporter)
3. Élaborer, mettre en forme et rédiger des courriers, documents et comptes rendus de réunions
4. Organiser et gérer les rendez-vous et les réunions
5. Rechercher, diffuser et archiver les informations nécessaires à la gestion de l'activité de la Direction
6. Assurer la préparation et le suivi de dossiers (Commissions d'études de marchés, veille sur les échéances de dossiers de réponse)
7. Assurer la gestion des commandes
Profil recherché
Vos compétences
Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, autonome, réactive et vous disposez d'excellentes qualités relationnelles.
Vous connaissez les technologies et méthodes utilisées dans le domaine du secrétariat (équipements, logiciels, référentiels de bonnes pratiques...) et avez la capacité à orienter les personnes vers le bon interlocuteur.
Vous proposez des améliorations de procédure et respectez des délais impartis pour les rendus DPMA dans le formalisme de l'institution.
La préparation et le compte rendu de réunion sont maitrisés et vous êtes force de proposition pour toute amélioration dans le service.
Une connaissance du domaine immobilier et achat public serait appréciée.
Votre formation
Bac Assistant manager ou équivalent
Informations complémentaires
Niveau 4 à Niveau 5A selon profil
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