Chargé(e) d'accueil de mtss / secrétaire médico-sociale 1

Chargé(e) d'accueil de MTSS / Secrétaire médico-sociale 1

Pôle: Enfance Famille Santé

Unité : PMI Matoury/Roura/Cacao

2 - LES MISSIONS

Placée sous l'autorité hiérarchique de la cheffe d'unité PMI de Matoury/Roura/Cacao, le (la) chargé (e) d'accueil assure la gestion administrative du centre. Il/Elle assure le secrétariat des professionnels qui opèrent au sein de la structure et assiste la cheffe d'unité dans la gestion quotidienne de l'équipe.

3 - ACTIVITES

1. Accueil physique et téléphonique

* Accueillir les usagers : information et orientation, primo renseignements

* Gérer le standard : réception des appels, prise de messages, prises de rendez-vous

* Gestion des agendas de rendez-vous, des plannings des permanences, ...

2. Réception, traitement et diffusion de l'information

* Réceptionner, enregistrer le courrier départ/arrivé, le transmettre au personnel, envoie le courrier, diffuse l'information en général

* Traiter l'information auprès des publics

* Réceptionner les carnets des enfants et/ou carnets de maternité

* Faire le préenregistrement dans le dossier informatisé du patient

* Solliciter les informations liées à la sécurité sociale des usagers et tenir à jour ces informations sur le dossier PMI (papier et/ou informatisé)

* Elaborer les feuilles de soins électroniques (FSE) sur le logiciel de télétransmission « Aatlantide » pour remboursement auprès des différents organismes (mutuelles et sécurité sociale)

* Traiter les retours « Rejets des FSE » au niveau de son centre en collaboration avec la Responsable du service Statistiques

3. Secrétariat de l'unité

* Effectuer des travaux de bureautique : frappe et mise en forme de documents administratifs (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, ...)

* Tenir à jour les tableaux de bord de suivi des activités

* Etablir les statistiques périodiques des activités en lien avec les professionnels du centre

* Trier, classer, numériser et archiver les dossiers administratifs

* Exécuter et suivre les procédures et les décisions administratives

* Tenir le planning des réunions

4. Interface entre l'équipe et les interlocuteurs extérieurs

* Gérer les appels et les demandes en fonction de leur priorité et de leur importance

* Prendre les rendez-vous pour les travailleurs sociaux et suivre les agendas

1 titulaire du cadre d'emploi des adjoints administratifs, par dérogation un contratuel

5 - CONNAISSANCES REQUISES

* Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale

* Capacités rédactionnelles et méthodologiques

6 - COMPETENCES REQUISES

* Fiabilité et rapidité d'exécution

* Maîtrise des logiciels de traitement de textes, tableur

* Maîtrise des outils informatiques et bureautiques

* Savoir s'organiser et gérer les priorités

* Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants

* Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique

* Sens de l'accueil et des relations sociales

* Savoir s'adapter à différents interlocuteurs

* Capacité d'écoute

* Accueillir le public avec amabilité

* Respecter la confidentialité

7 - QUALITES REQUISES

* Qualités rédactionnelles et relationnelles

* Rigueur et organisation

* Discrétion, courtoisie et patience

* Grande capacité d'adaptation

* Conscience professionnelle

* Sens du travail en équipe pluridisciplinaire