Assistant(e) d'agence h/f

Legendre Occitanie recherche pour son agence basée à Toulouse :

Un(e) Assistant(e) d’agence (H/F)

Sous la responsabilité du Directeur d’agence, l’assistant(e) d’agence est chargé de l’accueil, de l’administratif, assure l’interface entre les membres de l’agence, ses relations avec l’extérieur (clients, sous-traitants, fournisseurs…) et le reste du groupe (comptabilité, RH…). L’assistant(e) d’agence intervient également dans le suivi des chantiers de l’agence.

A ce titre, vos principales missions seront les suivantes :

Administratif

Accueil physique et téléphonique de l’agence
Traitement et diffusion du courrier
Rédaction, mise en forme et diffusion de documents divers (courriers, devis, rapports, affectation de main d’œuvre sur chantier…)
Assister le directeur d’agence dans l’organisation d’évènements
Organiser les réunions de travail (préparation, centralisation des dossiers...) et leur logistique (réservations de salles, de repas …)
Assurer la tenue des agendas électroniques
Gestion des fournitures de bureaux (commande, validation de factures…)
Suivi de l’intérim et des visites médicales

Commercial

Constituer et suivre les dossiers de candidature suite à un appel d’offres
Assister les équipes projets sur les missions de consultation
Participation à la préparation des supports pour les oraux
Participer à la mise en place de supports destinés aux communications internes

Facturation

Enregistrement et diffusion des factures et bons de paiements (fournisseurs, clients, sous-traitants)
Gestion des cautions bancaires sur les chantiers
Préparation et suivi des situations clients (relances impayés, suivi des encaissements,)
Préparation des bons de paiements sous-traitants pour validation par les conducteurs de travaux

Technique

Réaliser les DICT et les PPSPS
Assurer le suivi mensuel des situations travaux (avancement, avenants, sous-traitance…)
Préparation et suivi des agréments et des contrats de sous-traitance
Etablissement et envoi des certificats de capacité
Participer aux réunions techniques, prises de notes, rédaction de rapports et de compte-rendu
Gestion de la sous-traitance et des pièces administratives des sous-traitants

Cette liste est non exhaustive et pourra évoluer en fonction des appétences et compétences du collaborateur.

Profil : De formation technique Bac à Bac +2 en assistanat, vous bénéficiez idéalement d’une première expérience sur un poste similaire ainsi que d’une bonne connaissance du secteur du bâtiment. Vous savez gérer les priorités et faire preuve de discrétion quant aux contenus qui vous sont confiés. Vous êtes réactif(ve) et rigoureux(se) dans le suivi de vos dossiers. Vous maitrisez le pack office, une connaissance d’InDesign serait un atout.

Environnement de travail : Vous rejoignez l’équipe de Legendre Occitanie et profiterez d’une des plus belles vues sur les toits de Toulouse. L’organisation décentralisée du Groupe Legendre prône un fonctionnement par agence facilitant autonomie et responsabilité des collaborateurs. A votre arrivée, vous suivrez un parcours d’intégration personnalisé vous permettant de trouver votre place dans le groupe le plus rapidement possible.

Rémunération : Conscient du rôle central de nos collaborateurs dans notre réussite, nous offrons un package de rémunération attractif et participatif (rémunération fixe, participation, intéressement, actionnariat salariés, tickets restaurants, avantages sociaux…).