Secretaire esat bords et rochefort (h/f)

[48040] UNAPEI 17
Sous la responsabilité des Chefs de Service de Rochefort et Bords, vos principales missions seront :
Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes)
-Accueil et orientation des appels et des interlocuteurs
o 2 jours fixes (lundi et mardi) à Rochefort et 1 jour fixe (jeudi) à Bords
o Mercredi et vendredi en alternance 1 semaine sur 2
Fonction administrative relative à l'établissement
-Traitement du courrier
-Diffusion et affichage des différentes communications internes et règlementaires
-Dossier administratif du personnel
-Gestion des convocations formations
-Déclaration des accidents de travail sur BlueKango - Net Entreprises
-Prise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après arrêt maladie, .)
-Gestion des sinistres
-Commande des repas par webfil
Fonction administrative relative aux résidents
-Conseils et assistances auprès des travailleurs d'ESAT, tuteurs et familles pour le suivi des notifications MDPH
-Utilisation des outils Via-Trajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des travailleurs d'ESAT
-Gestion administrative du processus d'admission et de stages
-Transmission des variables de paie
Assistanat au Chef de Service
-Facilite la circulation des informations et s'assure de leurs diffusions au sein de l'établissement de façon régulière
-Création d'outils et de tableaux de bords nécessaires
-Participation à l'élaboration du rapport d'activité, tableau ANAP, évaluation externe
-Rédaction des documents attendus pour le Chef de Service et Directeur Adjoint
-Participation et rédaction des comptes rendus des réunions d'équipe (le vendredi matin en alternance Bords et Rochefort
Fonction commerciale
-Accueil physique de la clientèle
-Suivi des achats : contrôle des factures fournisseurs, enregistrement et vérification du journal des achats
-Suivi des stocks et commande de fournitures
-Préparation et établissement de la facturation mensuelle, réalisation de devis
-Gestion des mouvements d'entrées et de sorties de la caisse, contrôles de fonds de caisse
-Suivi administratif de divers dossiers
Rémunération selon expériences (cc 66)
Description du profil recherché:
Vous disposez d'un BTS et d'une expérience réussie de 2 ans en environnement ESAT ou commercial.
Vous disposez des compétences suivantes :
-Adaptabilité et organisation = 2 postes de travail
-Maîtrise des techniques administratives de secrétariat
-Maitrise des outils informatiques classiques et capacité à s'approprier rapidement les logiciels « métiers » (planification, dossier de l'usager, commande repas)
-Compétences rédactionnelles
-Capacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d'un établissement médico-social
-Capacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externes
Qualités requises pour le poste :
-Discrétion / Confidentialité
-Ecoute active, communication adaptée et prise de recul
-Sens du service et du travail en équipe
-Autonomie, sens de l'organisation et de la communication
Horaires : Horaires normaux
Période de la journée : Jour

Experience: Expérience exigée de 2 An(s)