Chargé(e) administratif(ve) polyvalent(e) (h/f)

Description du poste

AKONEO Incubateur fait partie du groupe de conseil AKONEO spécialisé dans l’accompagnement des entreprises et de leurs dirigeants. Travailler chez Akoneo Incubateur, c’est rejoindre une aventure humaine et professionnelle unique, où chaque jour est une opportunité de contribuer à la croissance et au succès d’entreprises innovantes et ambitieuses. Depuis notre fondation en 2018 Myriame Honnay et Mickaël Guarinos, notre mission a toujours été de repenser le rôle de l’expert-comptable pour qu’il soit un véritable partenaire stratégique des chefs d’entreprise. En 2020, nous avons créé notre incubateur pour répondre à une demande croissante de nos clients, désireux de trouver un appui opérationnel solide pour se concentrer sur leur expertise. Avec plus de 350 clients à travers la France, nous accompagnons des entreprises de divers secteurs à chaque étape de leur développement, de l’idée initiale à la levée de fonds en série B, en leur offrant un soutien personnalisé pour structurer et faire croître leur activité.

L’environnement de travail chez Akoneo est caractérisé par une culture de partage et de collaboration. Nos équipes, composées de 22 collaborateurs aux parcours variés, travaillent dans une atmosphère dynamique et stimulante, favorisée par des relations étroites avec l’écosystème entrepreneurial et startup français. Installés dans des bureaux modernes au cœur de Capbreton, nos collaborateurs bénéficient d’un cadre propice à la créativité et à l’échange, partageant la même passion pour l’innovation et l’entrepreneuriat. En tant que chargé(e) administratif.ve, vous aurez l’opportunité de jouer un rôle clé en soutenant l’équipe dans ses missions variées, en contribuant à l’efficacité des opérations et en participant activement à l’accompagnement de projets ambitieux et diversifiés accompagnés par nos équipes. Chez Akoneo, chaque contribution est valorisée, et chaque collaborateur a la chance d’apporter sa pierre à l’édifice d’une entreprise en pleine expansion, dédiée à rendre l’entrepreneuriat accessible à tous.

Nous recherchons un(e) chargé(e) administratif(ve) polyvalent(e)

VOS MISSIONS

Vous aurez la responsabilité des missions suivantes dans la gestion d’Akoneo :

1. Recrutement et Gestion des Ressources Humaines Rédaction des fiches de poste : Élaborer et mettre à jour les descriptions de poste en fonction des besoins de l’entreprise.Publication des offres : Mettre en ligne les annonces sur les plateformes de recrutement.Analyse des candidatures : Sélectionner les CV pertinents et planifier les entretiens.Conduite des entretiens : Participer aux entretiens de recrutement et évaluer les candidats.Onboarding : Gérer l’intégration des nouveaux employés.Offboarding : Superviser les départs des employés, y compris la gestion des formalités administratives.
2. Gestion de la TVA internationale (formation interne prévue – connaissances en TVA sont un plus) Immatriculation : Création de numéros de TVA FR pour des entreprises internationales représentées fiscalement.Déclarations de TVA : Contrôler l’exactitude des informations transmises ; préparer et soumettre les déclarations DEB, TVA CA3, OSS.Modifications administratives : Gérer les changements de dénomination, de périodicité et de cessation d’activité.
3. Gestion de la facturation Création et envoi des facturesRelances : Assurer le suivi et les relances des paiements clients.
4. Diverses demandes administratives Soutien administratif général : Répondre à toutes autres demandes administratives.

Vous serez également amené à travailler sur diverses missions avec les entreprises incubées :

5. Gestion de la facturation et rapprochements bancaires Création et envoi de facturesRelances : Assurer le suivi et les relances des paiements clients.Contrôle des paiements : Effectuer le rapprochement bancaire et gérer les paiements impayés.
6. Suivi budgétaire et bilan financier Superviser le budget et réaliser les bilans financiers.
7. Suivi de la TVA Gestion des déclarations TVA : Superviser les déclarations et le paiement de la TVA pour les entreprises incubées.
8. Gestion RH Gestion des embauches, des départs, des justificatifs, des variables et des fiches de paie.Effectuer les virements pour les salaires et les prestations.Support aux salariés : assister les employés avec leurs requêtes.Gérer et suivre les aides à la formation.Gestion des mutuelles et visites médicales.Recherche de candidats : Analyser les sites d’embauche, examiner les CV, et mener les entretiens.
9. Organisation des événements Planifier et organiser des teambuildings pour renforcer la cohésion d’équipe.
10. Diverses demandes administratives Soutien administratif général : Répondre à toutes autres demandes administratives.

Note : Cette fiche de poste peut évoluer en fonction des besoins de l’entreprise et des entreprises incubées.

11. Avantages :
Mutuelle prise en charge à 100% par l’employeur
12. Tickets restaurant via Swile 9€ par jour
13. Jours de congés supplémentaires (vendredi Saint et 26 décembre et ponts entre jours fériés offerts)
14. Possibilité de télétravail
15. Réductions & tarifs réduits
16. Opportunités de développement professionnel
17. Participation à des projets variés avec des entreprises incubées.

Profil requis

18. Vous avez une expérience professionnelle significative dans un rôle administratif.
19. Vous êtes une personne énergique et faites preuve de motivation, de rigueur et d’autonomie, vous savez prendre des initiatives et avez développé un très bon relationnel. Entreprenant(e), vous avez de vraies capacités à convaincre, animer et fédérer.
20. Vous avez d’excellentes compétences organisationnelles et de gestion du temps.
21. Des connaissances de réglementations en matière de TVA et des processus de déclaration serait un plus.
22. La connaissance de l’environnement de travail startup serait un plus.
23. Vous maîtrisez fortement l’anglais à l’oral et à l’écrit.