Agent d'accueil et secrétaire

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 32h00 hebdomadaire Management Non Experience souhaitée Débutant Descriptif de l'emploi La Communauté de communes « Combrailles, Sioule et Morge » recherche un agent d’accueil pour assurer l’accueil téléphonique et physique de tous les services. Cet agent aura également en charge des tâches de secrétariat.

Description du poste :

Recrutement par voie de mutation (fonctionnaire), ou en CDD d’un an renouvelable.

Poste à temps non complet (32/35ème), travail pluridisciplinaire en équipe

Formation demandée : Expérience sur poste similaire souhaitée

Permis B exigé

Connaissance du fonctionnement d’une collectivité territoriale

Localisation :
Poste basé dans un premier temps sur l’antenne de la Communauté de Communes à Combronde. Par la suite, le poste pourra être affecté au siège de Manzat. Missions / conditions d'exercice Le Service Accueil/Secrétariat comprend 4 agents. Sous l'autorité de la Directrice générale adjointe en charge des services fonctionnels, l’agent d’accueil est chargé d’assurer la réception des appels téléphoniques de la communauté de communes et du CIAS. Il assure également l’accueil physique et quelques tâches de secrétariat.

Missions et activités :
1/ Accueil du public et secrétariat :

Accueil physique et téléphonique :
Tenue du standard téléphonique, filtrage et orientation et/ou information,
Faire le lien avec les services intercommunaux,
Répondre aux demandes de renseignements externes, gestion des demandes de la population,
Assurer un accueil de qualité auprès des usagers

Gestion de dossiers administratifs :
Réception, distribution et expédition du courrier, enregistrement des courriers départ-arrivée,
Traitement et orientation des mails,
Préparer des courriers, affiches et diffusion de comptes rendus, photocopies, …
Tri, classement et archivage de documents,
Gestion des stocks de biens et des fournitures, établissement des commandes, préparation et suivi des bons de commandes pour différents services,
Tenue de plannings de réservation des différentes salles, des véhicules de service,
Affichage d’informations, surveillance et contrôle des accès,
Dématérialisation des pièces justificatives de la dépense locale (récupération des factures sur Chorus, vérification et identification du budget concerné, numérisation des factures reçues en lien avec le service comptabilité, ventilation dans les différents services)
Assurer les impressions du programme CINEMA 1fois par mois
Assurer l’impression du programme du RAM (1 fois par trimestre)


Intendance
Gestion des remises de clés
Mise en place des réunions (organisation des salles)

2/ Participe à la sécurité de l’établissement et à la coordination des secours
Veille au remplissage du registre de sécurité du bâtiment.
Assure ponctuellement l’ouverture et la fermeture de l’établissement. Procède à l’allumage et l’extinction des lumières.

3/ Participe à la vie de la collectivité
Participe aux réunions et suit toute formation jugée nécessaire à la qualité du service.
Rend compte de son activité au Responsable de service. Profils recherchés Compétences attendues
Connaissance de l’organisation et de l’organigramme de la collectivité, ainsi que des organismes extérieurs connexes à l’activité

Savoir :
oConnaissance des outils informatiques et bureautiques (e-mail, Word, Excel,…),
oNotions d’organisation et de gestion du temps de travail,
oFonctionnement des services de la collectivité,
oRègles de l’expression orale et écrite de qualité,
oRègles d’orthographe, syntaxe et grammaire,
oFonctionnement de l’internet et de l’intranet,
oStandard téléphonique, annuaire internet,
oAnnuaire de la collectivité et des partenaires,
oPrincipes rédactionnels du compte-rendu,
oMissions du service,
oConnaissance du statut de la fonction publique territoriale,
oOrganiser et gérer son temps et les priorités.

Savoir-faire :
oCommunication : s’exprimer clairement, avec amabilité,
oIdentifier et gérer la demande et son degré d’urgence,
oConserver neutralité et objectivité face aux situations,
oSens de l’initiative et de l’organisation, autonomie et rigueur, réactivité,
oClasser, archiver de façon fonctionnelle,
oRéagir rapidement et efficacement à toute situation d’urgence,
oTravailler en transversalité,
oSe conformer à des consignes,
oRenseigner les différents publics sur les équipements et leur fonctionnement,
oTri et évacuation des déchets courants,
oContrôle de l’état de propreté des locaux,
oCapacité à rendre compte de tout évènement dont l’importance le justifie,
oQualités rédactionnelles et relationnelles.

Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») : comportement attendu et qualités personnelles
oRespect de l’autorité hiérarchique,
oDynamique et à l’aise dans les relations humaines, capacité d’écoute et de dialogue,
oSens du travail en équipe,
oMaîtrise de soi, diplomatie, rigueur,
oPolyvalence dans la proposition d’activités variées,
oDisponibilité exigée, sens du service public,
oObligation de service : respect de la durée et des horaires de service,
oObligation de réserve : respecter une certaine retenue dans les opinions exprimées en public, discrétion, confidentialité,
oResponsabilité dans l’utilisation du matériel,
oTenue correcte et soignée

Indicateurs d’appréciation des résultats :
oDegré de satisfaction du public, de la hiérarchie,
oRespect des consignes de sécurité,
oBonne circulation de l’information,
oSens du service rendu et initiative,
oObjectifs de progrès : processus d’amélioration individuelle ou collective par des formations.

Activités suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique.