Responsable de l'événement et de la logistique (h/f), paris

Responsable de l'événement et de la logistique (H/F), Paris

En étroite collaboration avec la Chargée de projet, coordonner et organiser les activités mises en œuvre dans le cadre du projet :

1. Aider à identifier les publics cibles, les objectifs à atteindre, les thèmes et les formats des événements.
2. Conceptualiser et suggérer des activités (événements de haut niveau, groupes de réflexion, conférences, ateliers...) en rédigeant des notes conceptuelles et des termes de référence, avec le soutien d'experts clés et de coordinateurs régionaux.
3. Revoir les notes conceptuelles des activités pour recommander des améliorations sur les sujets, l'articulation et le format de l'événement.
4. Recevoir les notes conceptuelles finales de l'événement de la part des coordinateurs régionaux du projet après validation par le Directeur Technique du projet, ou demander activement à recevoir ces notes à temps, afin de garantir un flux d'informations opportun sur les besoins logistiques.
5. Assurer la cohérence des activités planifiées avec les objectifs et les indicateurs du projet (cadre logique).
6. Soutenir l'organisation des événements (protocoles, modération, suivi avec les prestataires de services pour finaliser les devis et les contrats).
7. Déléguer les responsabilités de l'organisation logistique de chaque événement aux assistants de projet et assurer un suivi régulier pour clarifier les besoins de l'événement.
8. Être le point de contact pour les coordinateurs régionaux du projet afin de discuter du format de l'événement, des possibilités et du suivi de la mise en œuvre en temps voulu des solutions trouvées avec les coordinateurs régionaux.
9. Assurer une coordination régulière avec la Chargée de projets afin de veiller à ce que les coûts de l'événement soient conformes au budget prévu et que les problèmes éventuels soient résolus en temps utile.
10. Travailler en réseau avec les parties prenantes concernées dans les services de l'UE et les pays partenaires et entretenir des relations de travail, le cas échéant, avec les administrations locales et les organisations régionales et internationales concernées.
11. Soutenir la Chargée de projets dans la soumission des profils des experts pour validation, après coordination avec les coordinateurs régionaux et validation par la Chargée de projets et le Directeur Technique.
12. Contribuer à l'élaboration de rapports réguliers et de qualité sur les activités du projet à l'intention de l'équipe de gestion du projet et de l'UE.
13. Contribuer aux rapports d'avancement annuels et au rapport final sur les activités pertinentes en assurant la liaison avec le directeur technique et les coordinateurs régionaux.
14. Toute autre tâche liée au poste à la demande de la Chargée de projets, du coordinateur d'unité ou du chef de section.

Qualifications et compétences :

1. Diplôme pertinent en finance, comptabilité, administration, gestion d'événements, tourisme, relations internationales, sciences politiques, économie, droit ou équivalent.
2. Maîtrise du pack Office (Word, Excel).
3. Maîtrise du français et de l'anglais.
4. Excellentes aptitudes à la rédaction et à la communication.

Expérience professionnelle :

1. Expérience professionnelle d'au moins deux ans dans une fonction connexe ou dans des tâches équivalentes à celles décrites dans la description du poste.
2. Une expérience en tant que voyagiste et organisateur d'événements serait un atout.
3. Une expérience dans le domaine de la comptabilité et de la finance serait un atout.
4. Une expérience de la gestion de projets, en particulier dans la mise en œuvre de projets de coopération internationale au développement, serait un atout.
5. Une expérience de travail avec des décideurs politiques de haut niveau, des ambassades et des organisations internationales est un atout.
6. Une expérience des procédures de l'UE liées à la coopération au développement (PRAG, etc.) serait un atout.
7. La connaissance de l'espagnol est un atout.

Compétences et qualités requises :

1. Méthodique et organisé, capable d'anticiper les besoins et les difficultés.
2. Capacité à s'adapter rapidement à l'environnement de travail.
3. Capacité à travailler de manière autonome, à être proactif et à prendre des initiatives.
4. Capacité à travailler dans des délais courts.
5. Sens des relations humaines, disponibilité, esprit d'équipe.
6. Capacité à communiquer au niveau institutionnel et à faire preuve de diplomatie.
7. Bonne gestion de l'urgence et réactivité, capacité à gérer les priorités.

Le responsable de l'événement et de la logistique sera basé(e) dans les locaux d'Expertise France à la Gare de Lyon, à Paris. La date d'entrée en fonction est le 1er mars 2024. Contrat avec possibilité de renouvellement.

#J-18808-Ljbffr