En qualité de Secrétaire d'Accueil, vous serez le/la premier(e) interlocuteur(rice) des visiteurs et interlocuteurs.
Vos missions incluent, mais ne se limitent pas à :
1. Accueil et gestion des appels. Assurer un accueil physique et téléphonique chaleureux et professionnel. Orienter les visiteurs et les correspondants vers les services ou personnes compétents. Gérer les prises de rendez-vous pour les moniteurs et autres membres du personnel.
2. Gestion des dossiers administratifs Suivre et mettre à jour les dossiers transmis par les moniteurs (administratif, logistique, etc.). Gérer le dossier des formations, en collaboration avec les responsables. Suivre les prélèvements bancaires liés aux cotisations et effectuer les relances pour les paiements en retard.
3. Organisation des visites de groupes. Préparer les supports d'information et accueillir les visiteurs. Assurer un retour d'information post-visite pour améliorer l'expérience des groupes. Support administratif général. Assister la direction et les responsables dans la gestion de divers dossiers. Archiver et classer les documents administratifs de manière efficace et structurée. Participer à la rédaction et à l'envoi de courriers officiels en préfecture. Assurer la traduction a l'ecrit comme à l'oral des adhésions clients -Faire l'interface traduction avec les équipes
Experience: 1 An(s)
Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Réaliser la gestion administrative des contrats,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques,Traduction ecrite et oral de tous les supports
Langues: Arabe souhaité
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement de la conduite
Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Gérer son stress : Capacité à garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues, stressantes.
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