Assistant d'opérations h/f

SEINE-SAINT-DENIS HABITAT Seine Saint-Denis habitat recrute un-e assistant(e) d'opérations pour son service Constructions neuves.
Au sein d'une équipe de 5 collaborateurs, vous êtes en charge du suivi administratif et financier des opérations.

Vos missions se déclinent comme suit :

Assurer le suivi des opérations sur le plan administratif et financier

- Tout au long de l'opération,
· vous êtes garant de l'anticipation, organisation et préparation des validations par les instances institutionnelles de l'Office
· du bon reporting en lien avec le chargé d'opérations
· vous participez activement à la bonne information/concertation des locataires (en réhabilitation)

- En phase de montage, vous êtes garant du suivi des aspects financiers, administratifs et juridiques de l'opération (procédure ISO) :
· Après passage en comité d'engagement, préparation et transmission de la fiche de demande de création des opérations sous logiciel et référencement des nouveaux prestataires.
· Dépôt des demandes de financements/agréments et suivi de celles-ci en liaison avec les partenaires externes
· Seconder le chargé d'opérations dans la vérification des situations de travaux, notes d'honoraires et factures pour mise en paiement dans le logiciel de paiement des prestataires.
· En lien avec le Service Marchés, vous collaborez et participez aux dossiers d'appel d'offres et toutes consultations en vue de l'attribution de marchés de travaux, de prestations intellectuelles (procédures formalisée et adaptée) : préparation étude et élaboration des dossiers de consultation et marché

- En phase chantier, et en collaboration avec le chargé d'opérations, vous assurez :
· La mise en place des assurances dommages-ouvrages et tous risques chantiers pour les opérations de maîtrise d'ouvrage directe.
· La vérification et le suivi des demandes d'agréments des sous-traitants
· L'appui au chargé d'opérations dans le suivi des travaux et des marchés de prestations intellectuelles (maîtres d'oeuvre, bureau de contrôle, SPS, collectivités, entreprises et concessionnaires)
· La transmission des données/documents nécessaires au paiement des acomptes et soldes des subventions et des prêts
· La rédaction des conventions APL et avenants

- En phase livraison, vous êtes le garant de :
· La bonne coordination en interne pour la mise en gestion des opérations
· La complétude des formulaires et documents de fin de chantiers (H2, DAT, DO)
· La transmission et de l'exactitude des informations préparatoires au comité de clôture de l'opération

- Rédiger les courriers, comptes rendus et rapports divers ainsi que la tenue des tableaux de suivi (reporting), anticiper et organiser des rendez-vous internes et externes.
Gestion de manière autonome de la numérisation et l'archivage des dossiers dans leur traitement.