Assistant au développement de l'engagement et de la citoyenneté (h/f)

Poste : Assistant administratif au développement de l'engagement et de la citoyenneté (F/H)

Lieu : DSDEN (Direction des services départementaux de l'Education nationale)

Service : Service Départemental à la Jeunesse, à l'Engagement et aux Sports

Activités principales :

Supérieur hiérarchique : le chef du service départemental à la jeunesse, à l'engagement et aux sports
En appui administratif aux conseillers en charge des dispositifs Service Civique, Réserve Civique et Service National Universel

1. Appui administratif aux dispositifs Service Civique et de la Réserve Civique et Service National Universel

Déploiement du Service Civique (60% ETP)

- Information et orientation du public sur le dispositif
- Suivi administratif des agréments des structures et des missions des volontaires
- Pré-instruction des demandes d'agréments (nouveaux, avenants, renouvellements)
- Gestion administrative et suivi des formations des volontaires
- Suivi et contrôle des Compte-Rendus Annuels (CRA)
- Élaboration de bilans qualitatifs et quantitatifs pour les comités de pilotage

Déploiement du Service National Universel et de la Réserve Civique (30% ETP)

- Suivi des cohortes de volontaires tout au long de leur parcours
- Gestion des inscriptions et suivi administratif des contrats et missions de Missions d'Intérêt Général (MIG)
- Appui à l'organisation des webinaires MIG et participation aux présentations lors des séjours
- Bilans et reporting pour les comités de pilotage
- Accompagnement administratif des structures et des bénévoles dans la Réserve Civique

2. Appui transversal et suivi administratif : (10% ETP)

Gestion des outils de communication et de suivi administratif
- Gestion des boîtes mails dédiées et mise à jour des listes de diffusion SYMPA (création, modification.)
- Mise à jour du site internet de la Préfecture
- Communication et promotion des dispositifs auprès des acteurs concernés
- Information et accompagnement des jeunes et des structures (renseignements, plateforme.)

Suivi budgétaire et administratif du secteur jeunesse
- Gestion des demandes de subventions (B.O.P. 163 Jeunesse) et suivi budgétaire
- Appui aux tâches de secrétariat selon les besoins du service

Participation aux réunions et gestions des échanges
- Participation aux réunions du service et des missions
- Gestion du courrier et des échanges d'informations
- Maintien du lien avec les volontaires, encadrants, collectivités, associations et partenaires
- Collaboration avec les administrations et institutions (DRAJES, Préfecture, DSDEN.)
- Répondre aux questionnaires, enquêtes et statistiques, .
- Participation ponctuelle à des salons et événements liés au Service Civique, Réserve Civique, Service National Universel

Profil :

Connaissances, savoirs :
- Environnement institutionnel et administratif
- Règles et processus budgétaires et comptables
- Classement, archivage
- Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, et à terme les applications spécifiques aux différents dispositifs
- Dimensions éducative et engagement des politiques de jeunesse

Savoir-faire :
- Techniques bureautiques et outils collaboratifs
- Techniques de secrétariat
- Techniques de classement et d'archivage
- Diffuser une information, une publication
- Mise en œuvre des procédures administratives du secteur
- Comprendre et appliquer une réglementation
- Organiser et planifier son activité

Savoir être :
- Avoir le sens du Service Public et de l'intérêt collectif
- Être réactif, disponible et savoir s'adapter
- Avoir le sens des relations humaines
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation
- Savoir communiquer et travailler en équipe
- Savoir définir les priorités
- Faire preuve de discrétion

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) de la santé, de la formation, de la culture et des services sociaux, autre que sécurité sociale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.