Responsable du service instances et assemblées et du service courrier (h/f)

À propos de nous

Avec 34 000 habitants, et plus de mille entreprises, Trappes est dotée de 3 parcs d’activités. Elle compte, en centre-ville, une zone Franche Urbaine créatrice de 2 000 emplois et 500 entreprises. Ces dernières années, la ville a su marier renouveau urbain et dynamiques économiques et sociales. Trappes est le siège de deux prestigieuses plateformes de recherche : le laboratoire de l’école nationale des Ponts et Chaussées et le Laboratoire National d’Essais.

Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris Montparnasse/Rambouillet, la Défense/la Verrière et le RER C, Trappes est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et la Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs, culturels, des écoles, des collèges et des lycées d’enseignement général ou technique. L’université Versailles St Quentin est toute proche. La base de loisirs avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie. Parmi les équipements récents, le Conservatoire de Musique et de Danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.

LA VILLE DE TRAPPES RECRUTE

son Responsable du service Instances et Assemblées et du service courrier (H/F)

1 000 talents engagés pour l'avenir de 34 000 Trappistes !

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels.


Mission

MISSIONS PRINCIPALES

* Relire et, ponctuellement rédiger, les notes de synthèse et les projets de délibérations

* Vérifier la forme, le fond, la présentation des notes de synthèse et projets de délibérations transmis par les services

* Établir les convocations des instances dans les délais légaux

* Être présent.e aux séances

* Gérer le planning des réunions municipales

* Relire les comptes rendus des conseils municipaux réalisés par un prestataire

* Transmettre au contrôle de légalité les délibérations

* Faire publier les délibérations et le compte rendu de séance

* Tenir les registres

* Mettre à jour la composition des membres du conseil municipal, des commissions municipales et des représentants du conseil municipal aux divers organismes extérieurs

* Responsable du service courrier et management de l’agent du service courrier

* Gérer et suivre les actes administratifs (décisions – arrêtés)

* Examiner les actes rédigés par les services

* Envoyer en Préfecture les actes faisant l’objet d’une transmission obligatoire

* Adresser les actes au service communication pour publication

* Rédactions des actes de régie (décisions/arrêtés)

* Administrateur des logiciels métiers (Post office-Air Délib- E.Parapheur)

POUR VOUS LA COMMUNE EST LÀ

* Salaire selon profil et expérience, régime indemnitaire, prime annuelle

* Congés menstruels pour les agentes concernées

* RTT, CET

* Restaurant collectif (situé au siège)

* Participation employeur complémentaire santé et prévoyance, congé menstruel

* Prestations sociales (CLASC)


Profil

• Diplômes :

BAC +2 /+3 (administration publique)

* Expérience :

Une expérience sur des fonctions similaires est souhaitée

* Connaissances :

Bonne connaissance des collectivités territoriales et du fonctionnement des instances municipales

Connaissances juridiques

Pratique confirmée de la bureautique (word, excel, outlook)

Maîtrise de la prise de notes

Qualités rédactionnelles et orthographiques

Autonomie, organisation, rigueur, dynamisme, disponibilité, diplomatie.

* Compétences (ou savoir-faire) :

Capacité à organiser les instances de bout en bout

Qualité des travaux rendus

Capacité à prioriser les missions

Travailler en transversalité

Être capable de former les agents de la collectivité sur les logiciels métiers Post office/E.parapheur/Air délib

* Aptitudes requises (ou savoir être) :

Discrétion professionnelle

Dynamique

Disponibilité

Diplomatie

Grande rigueur

Être autonome