Plurielle, émancipatrice et citoyenne, Vitry-sur-Seine (95.100 habitants - 2.200 agents) est la plus grande ville du Val de Marne, et la plus peuplée. Située à 6 minutes de Paris par la ligne C du RER, elle est riche de nombreux équipements socio-éducatifs, culturels et sportifs, d'espaces verts et d'activités économiques. L'arrivée de nouvelles lignes de transports en commun (nouvelle ligne de tramway T9, deux stations du futur métro Grand Paris Express, une ligne de bus Tzen) contribue à son développement. Première ville du Val-de-Marne, Vitry-sur-Seine affirme la richesse de ses atouts et déploie son potentiel au sein de la métropole du Grand-Paris.
La direction de la communication recherche un agent(e) en charge de la gestion administrative, classement et archivage des documents qui sera amené à gérer également l'accueil physique et téléphonique. Il/Elle participe au suivi des impressions, livraisons et diffusion des supports de communication
• Gestion de l'information, traitement des comptes rendus et dossiers et réservation des salle
• Accueil physique et téléphonique des services, prestataires et usagers
• Gestion des agendas des responsables de services
• Planification et suivi du courrier, des réclamations et vérification des livraison
• Préparation de supports d’affichage pour la diffusion
• Suivi des impressions et informations aux services demandeurs
Encodage des engagements des devis (en cas d’absence des collègues)
Suivre la facturation et contacter les fournisseurs (en cas d’absence des collègues)
Suivi et inscription des supports imprimés (en cas d’absence des collègues
Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques. (Outlook /Excel / Word/ GEC Elise)
Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact).
Garantir le respect des consignes de sécurité et de la confidentialité des documents en sa possession
Relations fonctionnelle avec l'ensemble des services de la collectivité
Maitrise de la rédaction et mise en forme des comptes rendus et autres courriers
Gestion de l’organisation
Qualités requises
Sens du service public
Esprit d’initiative
Être autonome et responsable
Être rigoureux
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