Sp béthune - assistant(e) particulier du sous-préfet

Affectation :
sous-préfecture de Béthune
Bureau du Cabinet, de la Sécurité et des Moyens
181 Rue Gambetta – BP 719
62407 BETHUNE
Vos activités principales
Secrétariat du Sous-préfet:
- Gérer l’agenda du Sous-Préfet et du Secrétaire général: Organiser les réunions et les déplacements, filtrer et traiter les invitations;
- Réception et suivi des dossiers de réunion du Sous-préfet, en provenance des bureaux compétents;
- Accueil des participants aux réunions et rendez-vous du Sous-préfet;
- Suivi des parapheurs entrants et sortants, en particulier des parapheurs signalés «urgents»;
- Gérer les appels téléphoniques;
- Recevoir les courriers réservés du Sous-préfet et des mails reçus sur la boite fonctionnelle de la Sous-préfecture;
- Rédiger des courriers pour le compte du Sous-préfet (félicitations, condoléances, vœux…).

Interventions:
- Suivi, attribution et traitement des interventions.

Moyens généraux et logistique:
- Gérer l’utilisation des salles de réunions et la réservation du véhicule de service;
- Assurer le suivi des dépenses et des engagements dans le logiciel CHORUS DT;
- Préparer le budget et veiller à sa bonne exécution et à la maîtrise des coûts;
- Gérer la logistique (stocks et commandes de matériels et fournitures);

Gestion des ressources humaines des personnels de la Sous-préfecture:
- Gestion de la Médecine du Travail (prise de rendez-vous…);
- Gestion des ressources humaines (arrêt maladies, demande de TP…).

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
- Discrétion, disponibilité, aisance relationnelle, réactivité et adaptabilité;
- Une habilitation au secret défense sera à obtenir;
- Le ou la titulaire du poste sera suppléé(e) sur ses missions en cas d'absence. La prise de congés s’effectue dans le cadre du binôme pour assurer la continuité de service;
- Les missions ne sont pas télétravaillables.