Assistant(e) de gestion administrative

ASSISTANT(E) DE GESTION ADMINISTRATIVE

Descriptif de l'emploi :

Missions de secrétariat et d'accueil du public à la Direction des Services Techniques

Supérieur direct : Directeur des Services Techniques Adjoint

Supérieur N+1 : Directeur des Services Techniques

Réseau relationnel :

Travail en équipe

Relation avec les administrés

Relation avec les élus

Relations avec les autres services communaux

Relations avec d'autres collectivités

Missions / conditions d'exercice :
- Accueil du public physique et téléphonique
- Missions générales de secrétariat
- Réception, traitement et diffusion de l'information
- Suivi administratif des marchés publics et contrats
- Suivi et mise en forme des actes administratifs
- Secrétariat des commissions de sécurité
- Secrétariat des dossiers accessibilité
- Réalisation de divers travaux de bureautique
- Suivi des dossiers d'assurance
- Suivi des formations des agents du service technique
- Suivi du parc automobile
- Missions d'archivage
- Gestion du courrier des services techniques
- Elaboration de rapports (villes et villages fleuris, etc.)
- Réalisation de cartographie

Profils recherchés :

Technicité, compétences requises :
- Excellente maitrise de l'outil informatique (bureautique, Word, Excel, PowerPoint, Paint...)
- Connaissance de l'environnement institutionnel, des collectivités territoriales et de la fonction publique territoriale
- Maîtrise de l'expression écrite et orale
- Maîtrise des techniques de recherches documentaires

Qualités humaines et professionnelles requises :
- Qualité relationnelle
- Sens du travail en équipe
- Sens du service public
- Qualité rédactionnelle
- Capacité à s'organiser et gérer les priorités
- Capacité à comprendre une demande, filtrer et orienter le correspondant
- Capacité de gérer une situation de stress
- Capacité à s'adapter à différents interlocuteurs
- Ponctualité et assiduité
- Autonomie, initiative et réactivité
- Rigueur
- Discrétion professionnelle

Formation et diplôme requis :
- BAC PRO secrétariat non obligatoire mais fortement conseillé
- Formations en bureautique
- Formations à la rédaction des actes administratifs
- Formations en marchés publics