Agent d'accueil h/f

Description du poste

Intitulé du poste

Agent d'accueil H/F

Métier

Affaires générales - Assistante / Assistant de direction

Missions

Au sein de la direction de l’urbanisme, le service architecture et patrimoine urbain en projet recherche son, agent d’accueil.

Positionné.e au cœur du service architecture, composé de 14 agents, vous aurez un rôle d’accueil pour renseigner et orienter les administrés (pétitionnaires) pour toutes demandes relatives au permis de construire.

Vous serez par ailleurs l’ du centre architecture pour assurer le suivi administratif des activités du centre mise en valeur de l’architecture.

A ce titre, vos principales missions sont les suivantes :

1. Répondre aux appels téléphoniques ou visioconférence et aux courriels des pétitionnaires avec première réponse selon leur profil.
2. Organiser des déplacements, des réunions et des rendez-vous de l’équipe chargée du conseil en architecture.
3. Gérer les contacts et l’agenda de l’équipe chargée du conseil en architecture.
4. Mettre en forme des notes et des courriers, suivre des parapheurs et diffuser des documents en interne et en externe.
5. Rédiger, mettre en forme et diffuser des ordres du jour et des comptes-rendus des réunions.
6. Classer et archiver des documents.

Vous serez également amené.e à titre de missions annexes à :

7. Contribuer aux activités du service et à l’organisation d’évènements tels que des réunions publiques.
8. Assurer la suppléance en cas de besoin de l’assistante administrative de la responsable de service.

Profil attendu

Vous disposez de connaissances générales en matière d’urbanisme :

9. les types de demandes d’autorisations d’urbanisme,
10. les délais de réponse aux différentes demandes d’autorisations d’urbanisme,
11. vous avez des notions sur les périmètres concernés par les avis et vous avez les connaissances de base sur la réglementation du PLU,
12. vous maîtrisez les outils bureautiques et plus particulièrement l’utilisation d’outils collaboratifs tels que le partage de planning, la visioconférence,
13. vous connaissez les techniques de communication et de prise de notes rapides,
14. vous avez des qualités rédactionnelles pour la rédaction de comptes-rendus.

Vous avez une réelle appétence pour le travail en équipe, à la transversalité entre services et au partenariat externe.

Vous êtes diplomate et à l’écoute.

Vous avez le sens de l’initiative, de l’autonomie de la rigueur et de la discrétion.

Nos avantages