Secrétaire de scolarité (f/h) (h/f)

RESPONSABILITÉS :

Sous la responsabilité du·chef de Département MT2E, le·secrétaire de département (F/H) gère administrativement les membres du départements et leurs étudiants. Il est susceptible d'utiliser tout ou partie d'outils spécifiques : Parcoursup, Scodoc, ADE, E-candidature, Pêche, Sifac, Apogée, Arexis,....
Activités essentielles du poste : réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activités de la structure; assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes; participer aux chaînes d'inscription en lien avec la scolarité; mettre à jour tous les documents de rentrée (base de données, courriers, fiches pédagogiques, listes...), mettre en forme des documents divers (courriers, certificats administratifs, notes, PV de jurys, conventions de stage ...) et les diffuser le cas échéant; préparer les éléments pour les réunions,les déplacements...; classer et archiver des documents; participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes; assurer le soutien logistique (locaux matériels et fournitures) lors des évènements et des manifestations de l'IUT; assurer l'organisation matérielle des examens : gestion des surveillances, sessions de rattrapage...; assurer le suivi des commandes (fournitures, billets de transport...), des conventions de stage, de la sélection sur dossier d'étudiants, des soutenances...
Activités connexes : appliquer la règlementation liée au domaine de la scolarité; contrôler l'assiduité des étudiants : saisie des absences, convocations avec accusé de réception...; gèrer les heures des enseignants vacataires : saisie du prévisionnel et du réalisé, préparation des mises en paiement...; alimenter les enquêtes (bilan et contenu des modules...); gèrer, en lien avec l'équipe enseignante, les réseaux sociaux (ex.: pages Facebook, LinkedIn, Viadeo...); saisir et suivre les offres d'emploi pour les diplômés du BUT sur le·s site·s dédié·s au·x département·s

PROFIL RECHERCHÉ :

De formation Bac ou équivalent niveau 4 minimum, vous savez faire preuve de sens de l'organisation, d'anticipation et de réactivité; le travail en équipe et le savoir rendre-compte font partie de vos points forts; vous avez de réelles capacités d'adaptation. Une connaissance de l'enseignement supérieur serait appréciée. Vous êtes reconnu.e pour vos aptitudes relationnelles, votre rigueur et votre sens de l'organisation. Vous savez faire preuve d'anticipation et de réactivité. Vous savez gérer et prioriser vos activités dans un environnement complexe et répondre aux urgences.
Pourquoi nous rejoindre ?
Des valeurs : une université audacieuse, entreprenante et engagée soucieuse de la qualité de vie au travail et bouillonnante de projets
Environnement de travail de qualité au cœur d'un campus universitaire à proximité du centre-ville
Participation aux frais de transport en commun, forfait mobilités durables ; mutuelle
Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents avec des tarifs très attractifs et accès à nos bibliothèques
Etablissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)
Accès au Restaurant universitaire (tarif UBS à partir de 3,88 euros et selon indice)
50 jours de congés par an /36h30 semaine avec aménagement possible sur 4,5 jours sur avis du N+1
Poste ouvert aux agents titulaires et contractuels de catégorie C (dans ce cas CDD un an renouvelable) - rémunération à partir de 1950 euros brut mensuel
Prise de poste : 1/9/2025
Date limite de candidature : 1er septembre 2025/ transmettre lettre et CV obligatoirement

Experience: Débutant accepté

Qualification: Employé qualifié

L'Université Bretagne Sud est une institution à taille humaine où 1100 professionnels, dont 550 enseignants et chercheurs, mettent leurs compétences au service de 11 000 étudiants chaque année. Nos domaines d'excellence incluent la cyberdéfense, les matériaux, la mer et les data sciences.