Description du poste
Finalité et missions principales du poste
Assister la responsable du département et ses adjoint(e)s dans l'organisation quotidienne de leur travail afin de faciliter la réalisation des missions et activités.
Assurer le secrétariat du département, plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information.
Contribuer à l'organisation d'évènements (journées thématiques, séminaires…) en appui des agents du département.
Assister la responsable sur des sujets transversaux (ressources humaines, logistique et communication) et/ou les dossiers ponctuels ou urgents qui lui sont confiés.
Activités principales / Tâches
Organiser, optimiser et planifier l'activité de la responsable de département, et de ses adjoints le cas échéant :
1. Gestion des appels téléphoniques, du courrier, de l'agenda et de la BAL fonctionnelle
2. Organisation des réunions, rendez-vous et déplacements
3. Préparation des dossiers, ordres du jour, recueil de réponses
4. Contribution à la circulation de l'information au sein du service et en lien avec les partenaires
5. Appui à la rédaction de courriers, notes… ainsi qu'à la conception de supports de présentation.
Assurer une fonction d'assistance au sein du département et contribuer à l'amélioration de son fonctionnement :
6. Organisation logistique des réunions stratégiques (journées thématiques, comités consultatifs d'allocation de ressources…), coordination, appui en cas de pics d'activité
7. Contribution à la structuration et à l'actualisation de l'arborescence, au classement et à l'archivage
8. Contribution à la publication des décisions et arrêtés au recueil des actes administratifs de la préfecture de région
9. Appui à l'élaboration et à la mise à jour des procédures et outils internes pour la mise en œuvre des activités du département (système d'information, procédures, tableaux de bord, modèles types…)
10. Contribution aux actions destinées à valoriser/rendre compte des actions du département.
Assurer, en appui de la responsable du département, le suivi ressources humaines et logistique :
11. Suivi RH, locaux, équipements matériels/informatiques, en lien avec le pôle appui de la DOS
12. Suivi et accueil des nouveaux arrivants au sein du département.
Assurer le cas échéant la continuité du secrétariat de direction et des dossiers confiés aux gestionnaires de dossiers
13. Remplacement ponctuel des assistant.es de direction en cas d'absence
14. Appui et/ou remplacement ponctuel du gestionnaire de dossiers autorisations lorsque la continuité ou un surcroît d'activité le nécessitent.
Profil recherché
Vos compétences
Savoirs
Connaissance du champ de la santé et de ses acteurs
Applications informatiques et leurs fonctionnalités (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
Techniques de planification
Techniques de recherche et ressources documentaires (systèmes de classement et d'archivage)
Techniques et règles de la communication écrite et orale
Savoir-faire
Apporter une assistance administrative
Recueillir et traiter de l'information
S'organiser
Communiquer : partager, relayer l'information
Rendre compte
Rédiger des documents
Planifier les activités et les échéances
Savoir-être
Travailler en équipe
Discrétion professionnelle et confidentialité
Aisance relationnelle
Réactivité
Rigueur et méthode
Polyvalence
Autonomie et sens de l'initiative
Adaptabilité et disponibilité
Sens de l'écoute et du dialogue
Votre formation
Vous êtes motivé.e par une fonction transversale au sein d'une équipe et vous possédez une expérience significative réussie en qualité d'assistant.e.
Vos qualités relationnelles, votre adaptabilité et votre sens du service sont des atouts incontournables dans ce poste.
Vous savez faire preuve d'anticipation des besoins, d'organisation, d'initiative et êtes force de proposition.
Informations complémentaires
Poste ouvert aux titulaires et fonctionnaires ou CDD de droit public de 3 ans pour les non titulaires
Participe à la continuité de service organisée avec les agents du département
Contribution à l'organisation d'évènements (journées ou forum…)
Adaptabilité horaire en situation exceptionnelle (par exemple, urgence ou gestion de crise)
2 offres similaires à ce poste
Légende des icônes des offres
15. Type de contrat
16. Localisation
17. Rémunération
18. Niveau
19. Publié depuis
20. Limite de candidature
21. Référence
22. Type de contrat CDI
23. Localisation Nantes
24. Niveau NIVEAU 4
25. Publié depuis 7 jours
26. Limite de candidature le 25/05/
27. Référence NVHADD
Assistant/assistante de direction
ARS PAYS DE LA LOIRE
28. Type de contrat CDI
29. Localisation Nantes
30. Niveau NIVEAU 4
31. Publié depuis 2 semaines
32. Limite de candidature le 17/05/
33. Référence NVHADD
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