Secrétaire général de mairie (h/f)

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Assistance à l'autorité territoriale
- aider à la décision et conseil aux élus
- assister l'autorité territoriale pour la définition des orientations stratégiques de la commune
- assurer le suivi et le pilotage des projets communaux
- contrôler la légalité des actes administratifs et juridiques produits par la collectivité

Organisation du Conseil Municipal
- préparer et rédiger des documents administratifs et techniques,
- suivre et mettre en œuvre les décisions du Conseil municipal avec rédaction des comptes rendu de séance et des délibérations (suivi en Préfecture).

Finances

Elaboration du Budget /dossiers de subventions / marchés publics, assurer le suivi en lien avec la trésorerie.
- assurer le montage des dossiers relatifs aux opérations d'investissement avec recherche de subventions et suivi administratif et financier des projets.
- assurer le montage, suivi administratif et financier des dossiers de marchés publics.

Urbanisme
- supervision de l'urbanisme

Administration
- Préparer la tenue de réunions de commissions thématiques en lien avec les projets communaux
- Veiller à la préparation, l'organisation des scrutins électoraux et des élections professionnelles.
- Organiser et participer aux commissions communales des impôts directs.
- Répondre aux courriers divers (particuliers, administrations...).

Ressources humaines
- Veiller à la tenue et à la mise à jour des dossiers individuels des agents,
- Suivi de l'absentéisme, des dossiers assurance statutaire
- Elaborer les actes administratifs (contrats, positions, etc...)
- Préparer les éléments nécessaires aux procédures collectives liées à la carrière (notation, évaluation)

Assurer une veille juridique :
- Sécuriser les actes, assurer une veille réglementaire et technique,
- rédiger des documents administratifs, conventions...

Management :
- Répartir et planifier les activités des agents
- Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
- Repérer et réguler les conflits

CCAS
- Gestion et élaboration et suivi du budget
- élaborer et mettre en œuvre les délibérations
- aides financières et secours

Encadrer le service Affaires générales et vie citoyenne :

Activités secondaires en l’absence du responsable affaires générales et relations citoyennes

Accueil
- Renseignement, orientation des habitants
- recensement militaire
- Autorisations diverses

Etat-Civil
- Rédaction des actes d’état-civil et des documents annexes : décès, mariage, reconnaissance, changement de nom
- Tenue des registres d’état-civil (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille
- Traitement des demandes d’actes de naissance
- Demandes notariales
- Relations avec l’INSEE

Elections
- Tenue des listes : inscriptions / radiations
- Préparation de la commission administrative, présence
- Tableaux de préparation des scrutins
- Permanence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement

Scolaire et périscolaire
- Inscription des enfants, suivi des présence
- Suivi de la régie de recettes, facturations, encaissements
- Gestion du fichier des écoles

Cimetière
- Délivrance de concessions, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans et des registres
- Procédures de reprises de concessions
- Mise en application de la législation funéraire

Urbanisme
- Renseignement aux usagers
- Registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire
- Pré instruction et passage en Commission d’urbanisme
- Rédaction des arrêtés, répartition, contrôle de conformité, alignement
- Renseignements des notaires, déclaration d’intention d’aliéner

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.
- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

Savoir-faire :

Assistance et conseil aux élus
- Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques

Élaboration des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Monter des dossiers (subventions...)
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
- Préparer et suivre l'exécution du budget
- Gérer et suivre les marchés publics

Gestion des affaires générales
-Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil
- Organiser les élections et effectuer le suivi des listes électorales
- Assurer la mise en œuvre des décisions municipales en matière d'urbanisme

Gestion des équipements municipaux
-Définir les besoins en matériels et équipements
-Évaluer le patrimoine et les risques

Savoir être :

* Force de proposition

* Qualités relationnelles et d'écoute (pédagogie, écoute, empathie, esprit d'équipe)

* Capacité d'analyse et de synthèse

* Rigueur et organisation

* Autonomie

* Grande disponibilité

* Discrétion