Chargé de l’événementiel et des relations publiques (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui ()
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé. Temps de travail Temps complet Management Non Experience souhaitée Confirmé Descriptif de l'emploi Seconder la responsable de service dans toutes les activités du service (gestion des dossiers, suivi budgétaire, travail de terrain) et coordonner la mise en place des événements sur le territoire. Missions / conditions d'exercice Suivi administratif :
- Mettre à jour des fichiers, constituer une base de données protocolaire
- Gérer les dossiers d’organisation des diverses manifestations en autonomie
- Suivre le dispositif d’évaluation des manifestations et actions quantitatives et qualitatives

Organisation logistique :
- Gérer la planification
- Evénementiels grand public et événementiel institutionnel
- Organiser les inaugurations, vernissages, cocktails, déjeuners, buffets, animations diverses

Suivi budgétaire et juridique :
- Maîtriser le budget des prestations / actualisation des tableaux de bord budgétaires
- Suivre les marchés publics en lien avec la responsable

Prospective :
- Rechercher de prestations pour les manifestations
- Effectuer du benchmark auprès d’autres collectivités

Suivi des Chemins de la mémoire :
- Participer à la coordination des actions du collectif des Chemins de la mémoire en lien avec la responsable

Accueil du public :
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du public

Gestion des mises à disposition des locaux :
- Prendre les options et les réservations selon la procédure mise en place
- Encaisser le paiement des salles en qualité de régisseur suppléant

Participation à l’activité globale du service :
- Pallier aux absences ou à la surcharge de travail
- Participer activement à la vie du service en étant force de proposition

Participation aux actions transversales du pôle Citoyenneté :
- Participer à la dynamique du Pôle sur des projets transversaux Profils recherchés Le “savoir”

- Connaitre les systèmes informatiques (Word, Excel, Coriolis, Agora)
- Connaitre les spécificités de l’administration et l’environnement territorial
- Connaître les bases de la comptabilité publique et des marchés publics
- Connaitre les bases des techniques de communication
- Connaître les bases de la gestion budgétaire

Le “savoir-faire”

- Savoir travailler en équipe
- Savoir gérer un budget imparti
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir détecter les sujets à enjeux nécessitant validation
- Savoir s’adapter aux situations et publics divers
- Posséder des capacités rédactionnelles
- Aptitudes à l’oral et en animation de réunion
- Savoir gérer l’urgence et les imprévus
- Savoir s’organiser
- Aptitude à rendre compte

Le “savoir être”

- Etre polyvalent et disposer de capacités d’adaptation
- Etre déterminé et dynamique
- Avoir des capacités de dialogue et d’écoute
- Etre accueillant et savoir tempérer les relations
- Etre rigoureux
- Etre solidaire
- Etre discret
- Etre réactif
- Etre disponible