Secrétaire du service technique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Descriptif de l'emploi Le/la secrétaire du service technique assure le secrétariat du service technique, apporte une assistance au Directeur du Pôle Technique en terme d’organisation personnelle, de gestion, de communication, d’accueil, de classement et suivi de dossiers. Missions / conditions d'exercice Les activités principales:

-Organisation de la vie professionnelle du Directeur du Pôle Technique :
oStandard téléphonique
oCourriers entrants / sortants
oGestion des congés et établissement des plannings
oEtablissement des plannings salles et transmission (prestataires chauffage et autres)
oSuivi de la facturation de l’établissement du bon de commande à la réception des marchandises et la facturation (transversalité avec la comptabilité)
oGestion des fournitures de bureau
oTraitement des demandes sur le site internet de la Ville et répondre aux fiches signalement
oTransmissions des tickets carburants du mois
oDemande d’échanges de bennes DIB (atelier et espaces verts)

-Réalisation et mise en forme des travaux de bureautique
-Suivi des projets et actualités de la Direction
-Accueil physique et téléphonique du bureau ST :
oLocations tables et chaises
oRemise de raticide
oDivers

-Suivi des dossiers RH :
oGestion personnels et planning des ST (personnel atelier, Espaces verts, fêtes…), gestion des pointages, établissement du tableau des 1607 heures des agents (atelier, espaces verts, ville propre, salle des sports)
oPlannings de viabilité hivernale, astreintes, fêtes
oAffectation des différentes informations, notes de services, visites médicales, courriers liés au personnel
oOrganisation, répartition, suivi des attestations des formations des agents ST
oGestion des dossiers d’évaluation et mise à jour des fiches de poste
-Organisation logistique des demandes d’intervention en régie, des entreprises sous contrat, et accueil physique des entreprises (clefs, alarmes, livraisons…)


Les activités secondaires :

- Gestion des remplacements du service entretien et ATSEM en cas d’absence la coordinatrice (congés). Profils recherchés Les pré-requis:
• BTS Assistant de Direction, Gestion PME/PMI
Ou expérience similaire sur un poste d’assistance de Direction, à Maîtrise d’Ouvrage


Les compétences:

o Les savoir-faire :

Organisation de la vie professionnelle du cadre
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Établir une relation de confiance avec le cadre

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l’archivage des dossiers

Suivis des projets et activités de la Direction
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

Accueil téléphonique et physique du secrétariat
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
- Adapter son discours en fonction de l’interlocuteur
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques

Organisation et planification des réunions
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions


o Savoirs professionnels :

- Notions d’organisation et gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l’expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
- Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
- Tableau de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique, annuaire internet
- Annuaire de la collectivité et des partenaires
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu

o Savoirs généraux :

- Organisation de la collectivité
- Contexte et enjeux de la collectivité
- Missions du service
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités