Chargé(e) du service des assemblées - accueil - logistique

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil Grade(s) recherché(s) Rédacteur
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans. Temps de travail Temps complet Management Oui Descriptif de l'emploi Manager le service Assemblées, Accueil, Logistique; gérer les dispositifs et les procédures; coordonner les relations internes et externes avec la Direction Générale; évaluer la qualité de service; réaliser toutes tâches administratives liées au secrétariat de la Direction Générale. Missions / conditions d'exercice 1.MANAGER LE SERVICE
-Définir un projet de service (organisation, missions, ressources)
-Définir et négocier les objectifs prioritaires et les résultats attendus
-Répartir, planifier et prioriser les activités du service
-Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
-Gérer et suivre les dossiers de Direction Générale
-Gérer les évaluations, formations, absences et fiches professionnelles, des agents du service
-Piloter, suivre et contrôler les activités
-Animer des réunions intra service
-Repérer et réguler les conflits
-Adapter le management aux situations et aux agents
-Veiller à l’application de la polyvalence des agents sur les missions

2.GERER LES DISPOSITIFS ET LES PROCEDURES
-Organiser les différentes réunions et comités
-Organiser, gérer et réaliser les tâches administratives des réunions de l’Assemblée Délibérante

3.COORDONNER LES RELATIONS INTERNES ET EXTERNES AVEC LA DIRECTION GENERALE
-Assurer l’interface entre la DG, les Directions, les Services, les Partenaires, la Vice-Présidence et les membres du Conseil d’Administration
-Anticiper et coordonner le calendrier des réunions et rendez-vous
-Gérer les déplacements de la Direction Générale
-Veiller au respect de la réglementation

4.ÉVALUER LA QUALITE DU SERVICE
-Établir des rapports et bilans d’activités
-Développer des outils d’aide à la décision
-Analyser les résultats au regard des objectifs et des bilans

5.REALISER TOUTES TACHES ADMINISTRATIVES LIEES AU SECRETARIAT DE LA DIRECTION GENERALE Profils recherchés Profil:
-Niveau Baccalauréat – Bac +2 ou 3,
-Maîtrise de l’outil informatique,
-Connaissance de l’environnement institutionnel,
-Qualités relationnelles (esprit d’équipe, discrétion),
-Aisance rédactionnelle, aptitude à l’analyse et la synthèse,
-Méthode et organisation, gestion des priorités,
-Capacité d’adaptation et de travail en transversalité,
-Autonomie,
-Management