Logistic coordinator

Job Summary
Assure l’activité Expédition des commandes dans le monde entier
Informe les filiales IFF, clients externes et ADV pour le suivi de l'expédition
Assure la logistique des Importations de MP en relation avec les RM Planners
Flux Expédition : coordination des départs de LMR vers filiales et clients tiers
* Prépare et transmets aux préparateurs de commandes expéditions tous les documents d’accompagnement des Commandes (bon de livraison, facture, COA, packing list, documents divers, étiquettes Fedex/DHL) ainsi que l’étiquetage des produits dangereux et les documents de transport de matières dangereuses (sous le contrôle ponctuel du Conseiller externe ADR-BGP Conseil)
* Prépare, édite et transmet par email les documents d’expédition (BL, facture, COA, packing list) pour les envois depuis nos partenaires vers les sites filiales (plusieurs produits clefs)
* Prépare, édite et transmets par email les documents d’expédition (BL, facture, COA, packing list, ADR, IATA) pour les envois depuis nos sites déportés (SADEV, Tripper...) vers les clients
* Prépare, édite et signe les documents règlementaires pour les douanes ou transporteurs : IATA, ADR, IMDG, ATR, CITES, Certificats d’origine, FDA prior notice, certificats sanitaires
* Interagit avec le Customer Care pour optimiser le planning de livraison
* Mets à disposition / Communique les informations de départ marchandise au CC (SAP, portails clients
* Sollicite les transitaires pour obtenir des cotations transport selon les besoins clients.
* Contrôle des colis et de l’étiquetage sur la zone expédition avant le départ
* Vérifie le statut des colis express (Dhl, Fedex,) et relance les transporteurs en cas de retard de livraison (blocage en douane, cas force majeure ou litiges, colis endommagés, erreur étiquetage ou documentation) information ensuite transmise aux filiales pour anticiper les réclamations
* Enregistrement et suivi des réclamations transport dans SAP si litige
* Met à disposition/communique les informations de départ marchandise (liasse documentaire, tracking) aux IFF/tiers et/ou Customer Care (SAP, portails web…)
* Valide la facturation des commandes (sortie de stock)
* Gestion de l’envoi des échantillons SAP, saisie du n° de tracking dans SAP
* Sauvegarde les documents d’Exportation (factures, COA, ATR, COO, CITES…) dans SAP (onglet Shipment/shipment list)
Flux départs hors produits finis : divers
* Suivi des commandes MRO/SAP (fournitures marchandises dangereuses : étiquettes, documents, ouvrages règlementaires ADR/IATA/IMDG)
* Gestion des envois de machines ou articles divers des services R&D/ Sadev/ Production vers nos partenaires (Haiti, Turquie, Madagascar, Togo, Nouvelle Calédonie, Serbie)
* Gère les envois d'échantillons pour : les lancements nouveaux produits, salons, analyses réglementaires (GRA)
Flux Importation : coordination des opérations logistiques liées à l’importation des matières premières.
* Communique avec l’équipe planning et déroule la logique commande pour assurer la continuité des opérations et le dispatch des volumes sur les différents entrepôts.
* Interface avec les transitaires, fournisseurs et autorités administratives pour le dédouanement et les procédures réglementaires
* Coordonne l’importation des marchandises soumises à CITES (licences d’importation avec la DREAL) ainsi que des matières premières BIO
* Informe l’équipe Planning des éventuels retards de livraison
* Vérifie en amont la conformité des documents de livraison par rapport au bon de commande fournisseur (facture, packing list, kosher, RSPO, nomenclature douane, code UN)
* Edite le suivi hebdomadaire des réceptions et communique au Service Réceptions les arrivées hebdomadaires
* Enregistre les non-conformités avec les transporteurs et transitaires et coordonne les retours de marchandises
* Edite les indicateurs mensuels de pilotage de l’activité IMPORT
* Etablit les déclarations mensuelles RSPO (Roundtable on Sustainable Palm Oil) dans la cadre de l’utilisation d’ingrédient Mass Balance
* Participe aux Audit interne et externes liés à l’approvisionnement des matières premières
* Archive les documents réglementaires relatifs à l’importation (DAU / Cites / ORG via TRACES)
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